Combien de temps garder les documents d’une entreprise fermée ?

L'essentiel de l'article

• Une entreprise fermée doit respecter les délais de conservation pendant 1 à 30 ans selon les documents.
• Documents comptables et fiscaux (10 ans), bulletins de paie (5 ans), contrats immobiliers (30 ans) se conservent sur les plus longues périodes.
• Chaque document manquant lors d'un contrôle de l'administration fiscale coûte 10 000 € et empêche toute défense.
• La destruction sécurisée par un professionnel devient nécessaire après expiration pour respecter le RGPD.
• L'archivage électronique diminue les coûts et préserve l'intégrité des documents.

Pourquoi les documents d’entreprise doivent-ils être conservés ?

La fermeture d'une entreprise ne supprime pas les obligations de conservation. 

Obligations légales

La disparition de votre entreprise ne vous dispense pas de garder vos documents. Le Code de commerce exige toujours 10 ans de conservation pour la comptabilité. L'administration fiscale impose 6 ans pour les déclarations fiscales. Ces délais démarrent à chaque clôture d'exercice, non à la fermeture. Ainsi, les archives comptables de 2025 restent obligatoires jusqu'en 2035, même si la société a disparu.

Protection contre les litiges et réclamations

Un ancien client peut revenir 3 ans plus tard contester une facture. Sans archives, la partie se joue en position de faiblesse. Ces documents représentent la seule défense face aux accusations, en particulier quand les témoins ont disparu ou oublié.

Preuve d’activité passée pour les investisseurs et les banques

Si vous relancez une activité, ces anciennes archives deviennent un atout. Elles démontrent la capacité à gérer une comptabilité et à respecter la réglementation. Les établissements financiers accordent de l'importance à ces antécédents lors de l'évaluation d'un dossier.

Quelles sont les durées légales de conservation des documents d’entreprise ?

La loi fixe des durées variables selon le type et l'usage de chaque document :

Documents comptables : 10 ans

Vos livres comptables doivent être conservés 10 ans après chaque clôture d'exercice. Le délai est long, car le fisc compare vos comptes sur plusieurs années afin de repérer d'éventuelles irrégularités.  

Documents fiscaux : 6 ans

L'administration fiscale dispose de 6 ans pour réexaminer vos déclarations. Cette durée concerne l'ensemble de vos liasses fiscales et justificatifs de TVA. Attention, en cas de fraude avérée, le délai passe à 10 ans.

Documents sociaux : 1 à 5 ans

Les contrats de travail et les bulletins de paie se conservent 5 ans après la fin de chaque contrat. Le registre du personnel suit la même règle après le départ du salarié. Les documents d'horaires ne nécessitent qu'1 an de conservation.

Documents commerciaux : 5 ans minimum

Les documents commerciaux obéissent à la règle des 5 ans. Principales exceptions :

• les contrats électroniques supérieurs à 120 € exigent 10 ans de conservation ;
• les déclarations douanières se limitent à 3 ans.

Documents juridiques : 5 ans

Statuts et procès-verbaux d'assemblées se conservent 5 ans après la radiation de votre société. Les feuilles de présence et rapports de gestion ne concernent que les 3 derniers exercices - vous pouvez donc les jeter plus tôt.

Documents bancaires : 5 ans

Les relevés et les talons de chèques suivent la prescription commerciale standard de 5 ans. Un ancien fournisseur peut parfois contester un paiement, même après votre fermeture. Vos relevés bancaires prouvent alors que vous l'avez bien réglé.

Comment organiser l’archivage de mes documents ?

Bien ranger ses documents dès le départ peut vous épargner de gros problèmes plus tard.

Archivage physique : conseils pratiques pour un classement efficace

Pour vos documents papier, la règle d'or reste la simplicité. Un local sec et fermé à clé fait l'affaire, loin des souris et des fuites d'eau.

Rangez tout par année et par catégorie facilite le tri quand vient l'heure de jeter. Sur chaque carton, notez ce qu'il contient et jusqu'à quand le garder. Un cahier avec la liste des emplacements vous fera gagner des heures de recherche.

Archivage numérique : solutions et avantages de la dématérialisation

Le tout numérique change la vie. Plus de cartons qui débordent, tout se retrouve en quelques clics. Depuis 2000, un fichier PDF vaut autant qu'un document papier devant un tribunal, pourvu qu'on puisse prouver qui l'a créé et qu'il n'a pas été modifié.

Logiciels de gestion d’archives : choix et fonctionnalités

Les logiciels spécialisés marquent la date sur vos documents de façon automatique et créent une empreinte digitale pour chaque fichier. Ils vous préviennent quand c'est l'heure de faire le ménage. Plus de risque d'oublier un délai ou de perdre un document important.

Que faire des documents après la période de conservation légale ?

Attention à ne pas faire n'importe quoi quand les délais arrivent à échéance.

Destruction sécurisée des documents papier : méthodes et précautions

Ne jetez jamais de documents sensibles à la poubelle. Un vrai broyage industriel ou une incinération, c'est le minimum. Les sociétés spécialisées vous donnent un papier qui certifie que tout a été détruit dans les règles. Ce certificat vous couvre en cas de contrôle.

Suppression des données numériques : conformité et sécurité

Effacer un fichier sur l'ordinateur ne le fait pas vraiment disparaître. N'importe quel informaticien peut le récupérer. Il faut des logiciels qui écrasent vraiment les données plusieurs fois de suite. Le RGPD l'exige d'ailleurs pour toutes les informations personnelles qui ne servent plus.

Sanctions en cas de non-respect des délais de conservation

Les vérifications peuvent tomber des années après la fermeture, et ça peut coûter cher.

Amendes et pénalités financières

L'entreprise encourt une amende de 10 000 € par demande non satisfaite selon l'article 1734 du Code général des impôts. Cette pénalité tombe chaque fois qu'une réclamation de documents ne peut être honorée, même partiellement. Détruire des archives avant l'échéance expose à la même sanction. Un contrôle approfondi peut rapidement devenir très coûteux.

Difficultés en cas de contrôle fiscal ou de litige

L’entrepreneur risque de se retrouver sans preuve en cas de litige avec une partie prenante ou dans le cas où l'administration réclame la fourniture d’un document. Impossible de dire non à un redressement fiscal ou de prouver votre bonne foi face à un ancien client qui réclame. Cette faiblesse pousse souvent à céder sur des demandes pourtant injustifiées.