Comment faire un devis ?

Le devis est souvent le premier document officiel pour engager la collaboration entre un client et son prestataire. Il est tout à fait possible de réaliser un devis gratuit, mais certaines règles doivent être respectées pour qu’il soit valide. Découvrez nos conseils pour savoir comment établir un devis.

Qu’est-ce qu’un devis ?

C’est un document décrivant précisément les prestations que vous allez réaliser à la demande de votre client. Il lui permet de comparer plusieurs propositions. C’est sur la base du devis que la facture sera établie à l’issue de la mission ou de la livraison du produit.

Dès lors que le document est signé, vous vous engagez à réaliser les prestations ou les produits indiqués, dans les délais précisés et au prix convenu.

Le devis n’est en général pas obligatoire pour les montants inférieurs à 1 500 €, sauf dans certains secteurs comme le bâtiment ou les services à la personne ou s’il s’agit de travaux ou de dépannage. Néanmoins, sa production est très recommandée, quel que soit le montant, car il encadre la mission. Si le client vous demande un devis, vous devez obligatoirement le lui fournir.

Peut-on facturer un devis ?

En principe, le devis est gratuit. Cette gratuité est même obligatoire dans certains secteurs comme le déménagement, les pompes funèbres ou l’optique. Il pourra néanmoins être facturé dans différents cas, si sa création nécessite un démontage ou un déplacement sur les lieux (par exemple dépannage électroménager). Certaines professions ont aussi pour usage de facturer les devis (par exemple les croquis d’architecte). Si vous facturez cette estimation au client, vous devez le préciser de manière claire. En général, il est d’usage de déduire le prix du devis si le client vous choisit pour réaliser la prestation.

Pourquoi réaliser un devis ?

Cet élément est là pour encadrer la prestation et protéger les intérêts du client comme ceux du prestataire, par exemple en cas d’absence ou de retard de paiement. Il vous protège aussi en cas de demandes supplémentaires : normalement, vous n’êtes censé réaliser que les prestations inscrites sur le devis. Si le client en souhaite d’autres, alors il faut rédiger un autre devis ou signer un avenant.

Il vous permet aussi d’être crédible auprès de votre client : vous lui produisez un document officiel indiquant les tarifs de vos prestations ou de vos produits. Le client sera ainsi assuré quant au prix qu’il aura à payer.

Quelle est la valeur d’un devis ?

Le devis n’est valable qu’à partir du moment où il est signé par le client et le prestataire. Il devient alors un contrat engageant les deux parties. En cas de litige, il sert à prouver qu’il existait bien une relation contractuelle entre vous et votre client (c’est-à-dire que celui-ci ne pourra pas nier qu’il vous a commandé la prestation ou le produit en question).

Le devis a la même valeur qu’un contrat, mais il n’offre pas la même sécurité juridique. Le contrat de prestation de services décrit plus précisément les modalités de réalisation.

La durée de validité d’un devis avant signature est fixée par le prestataire et doit être indiquée sur le document. Lorsque rien n’est prévu, les tribunaux considèrent qu’un délai de 3 mois constitue une durée raisonnable pour prendre sa décision.

Une fois signé, le devis est valable 3 ans. Il n’est pas possible pour le client de se rétracter, sauf en cas d’un démarchage, auquel cas il bénéficie de 14 jours pour annuler le devis.

Quelles sont les mentions obligatoires dans un devis ?

La rédaction d’un devis répond à des règles précises pour que le document soit valide. Vous pouvez faire votre devis sur Excel ou avec un logiciel spécialisé, la seule condition est que toutes les mentions obligatoires soient présentes.

L’en-tête du devis précise les données d’identification

Il devra comporter :

• le numéro d’ordre du devis ;
• le lieu et la date de rédaction du document ;
• les coordonnées de votre entreprise (nom, adresse, numéro de SIRET et éventuellement de TVA intracommunautaire, numéro d’enregistrement au RCS ou au répertoire des métiers) ;
• les coordonnées du client (nom, adresse et numéro de SIRET le cas échéant).

Le corps du devis indique les prestations

Cette partie est la plus importante, car elle recense précisément les prestations ou les produits concernés par la demande. Elle peut prendre la forme d’un tableau à 5 colonnes :

• colonne 1 : description précise des prestations ou des produits ;
• colonne 2 : volume ou unité de facturation de chaque prestation ou produit (ex. : jours, heures, tonnes, pièce…) ;
• colonne 3 : prix unitaire hors taxe de chaque prestation ou produit ;
• colonne 4 : montant de la TVA facturée pour chaque prestation ou produit ;
• colonne 5 : montant toutes taxes comprises (TTC) pour chaque ligne.

Les colonnes 2 à 5 devront se terminer par un total global de l’ensemble des lignes. Le montant total du devis est indiqué dans la colonne 5, ce sera le prix finalement payé par le client s’il accepte le devis.

Bon à savoir !

Plus votre description est détaillée, mieux c’est. Pour cela, il est essentiel de bien cerner les besoins du client afin de répondre complètement à sa demande.

Le pied de page du devis comporte des mentions légales

Le devis précise à cet endroit :

• la date et le lieu prévus de livraison du produit ou de réalisation de la prestation ;
• les modalités de paiement de la facture (s’il s’agit d’un virement, vous pouvez préciser les coordonnées bancaires) ;
• le délai de paiement et l’échelonnement des paiements si besoin ;
• les pénalités prévues en cas de retard de paiement ;
• la durée de validité du devis.

Le devis devra être signé de votre part et comportera une case pour la signature du client. Cette dernière doit être précédée de la mention « Bon pour accord » ou « Acceptation du devis en date du... ».

Bon à savoir !

Si vous êtes sous le statut de microentrepreneur et non assujetti à la TVA, vous devez également ajouter la mention suivante : « TVA non applicable selon l’article 293B du Code général des impôts ».

Les modèles de devis disponibles sur Internet s’appliquent aux cas généraux. Si votre activité relève d’un secteur particulier ou si vous avez des questions, il est intéressant de pouvoir être accompagné par un juriste compétent. Captain Contrat vous propose un accompagnement juridique vous permettant de poser toutes vos questions de manière illimitée.

À retenir :

• Le devis n’est pas obligatoire (sauf exception), mais fortement recommandé.
• Un devis engage le client et le prestataire dès lors qu’il est signé.
• Il existe des mentions obligatoires à faire figurer sur le devis, sous peine de rendre celui-ci nul.