Modèle de conditions générales d’achat (CGA), quels sont les risques ?

Dans son activité, une entreprise a besoin de procéder à des achats auprès de fournisseurs et partenaires. Pour celles qui commercialisent des biens manufacturés, il s’agit d’une composante essentielle. Les conditions générales d’achat dites CGA permettent d’établir les règles de ces transactions afin de protéger l’entreprise.

1. Définition des conditions générales d'achat

Les CGA (conditions générales d’achat) s’apparentent au CGV (conditions générales de vente) plus connues par le grand public. Ici c’est le client, l’entreprise acheteuse, qui fait signer les CGA par ses fournisseurs. Les achats sont en conséquence sécurisés et l’acceptation des CGA par les deux parties vaut pour contrat. Leur rédaction a l’avantage de régir des conditions d’achat spécifiques pour l’entreprise. Toutes les sociétés n’en ont pas besoin. Un bilan sur les risques de votre structure dans ses achats permet de déterminer la nécessité d’en demander la rédaction.

2. Contenus des conditions générales d'achat

Les conditions générales d'achat permettent simplement de prendre des précautions supplémentaires quant aux achats réalisés par l’entreprise chez des tiers. Parmi les conditions imposées aux fournisseurs, nous pouvons citer les délais, les termes logistiques, les modalités de contrôle et de réception, enfin les prix. Il est aussi pertinent de faire figurer des obligations en ce qui concerne le recours à des sous-traitants. Vous avez par ailleurs la possibilité de demander aux acteurs auprès de qui vous exécutez des achats de respecter des chartes de fabrication concernant notamment le développement durable ou l’écologie lorsque vous avez notamment besoin de respecter le cahier des charges d’un label.

3. Faut-il faire appel à un avocat pour rédiger mes CGA ?

Il n’y a pas de règles spécifiques pour rédiger des conditions générales d’achat. Leur forme n’est pas fixe et vous avez la possibilité de prendre celle qui vous paraîtra la plus pertinente. L’essentiel est de fournir un document intelligible. Il est adressé à des professionnels qui doivent être aptes à prendre connaissance de vos exigences dans de bonnes conditions. Reprendre une trame existante pour l’adapter à votre entreprise est une méthode envisageable. Cependant, ce n’est pas celle que nous vous conseillons. En effet, votre activité ne peut ressembler à celle d’une autre société, et vous avez vos propres demandes qui peuvent être plus ou moins spécifiques. La simple reprise d’un modèle type de CGA peut dans ces cas se révéler être une très mauvaise idée. En effet, les clauses proposées par défaut ne sont pas nécessairement adaptées à ce dont vous avez besoin. Le véritable risque est de diffuser des CGA qui seraient trop larges et qui vous mettraient en danger, car vous ne serez pas en mesure de demander une rectification, ou encore un remboursement, car votre situation ne figure pas dans les CGA. Tandis que si vous disposez d’un document complet, alors vous serez en mesure de faire valoir vos droits par exemple grâce à une demande d’injonction de faire auprès du greffe du tribunal.

Demander le conseil d’un avocat pour la rédaction des CGA est une précaution que vous pouvez prendre dès le début de votre activité. L’expérience et l’expertise d’un juriste sont de bon augure pour prévoir toutes les éventualités auxquelles vous faites face dans les relations qui vous lient en tant que dirigeant d’entreprise avec d’autres professionnels. Il est à même de détecter les risques, les clauses qui sécurisent votre entreprise, mais aussi celles auxquelles vous auriez spontanément pensées, mais qui ne sont légalement pas applicables. Les CGA doivent en effet se conformer à la réglementation en vigueur dans le code du commerce.

4. Mieux vaut prévenir que guérir

Afin de vous illustrer les conséquences directes d’une absence de CGA fournies à vos partenaires, nous vous avons listé des clauses courantes et les risques qu’elles permettent de prévenir.

• Les modalités de paiement et de factures : la gestion de votre trésorerie implique les paiements de factures à date fixe chaque mois, vous faites accepter les délais de paiement et son mode pour tous les achats,
• Droit industriel et intellectuel : en tant que client, vous récupérez les droits d’auteurs et les droits d’exploitation de ce que vous achetez,
• Contrôle qualité : chaque pièce qui vous est livrée a été contrôlée selon vos exigences afin de vous évitez les frais de retour qui pourraient subvenir en cas de non-conformité au cahier des charges,
• Confidentialité et secret professionnel : notamment dans le cadre de prestation de service, vous vous assurez qu’aucune information ne filtre au mauvais moment,
• Transfert de propriété : ce que vous achetez vous revient de plein droit.

Les clauses que nous vous citons ne sont que des exemples parmi celles possibles dans la rédaction des conditions générales d’achat. C’est à vous de connaître les risques qu’encourt votre société selon son activité. S’en protéger doit faire partie intégrante de la stratégie de l’entreprise.

En l’absence totale de CGA, vos relations avec les autres professionnelles demeurent vagues. Ils peuvent par ailleurs disposer eux-mêmes de CGV. Vous devez également vous y conformer. Il est d’usage que les CGV priment sur les CGA. Vous pouvez alors les adapter selon les capacités de votre fournisseur à y répondre. Cependant, lorsque deux clauses se contredisent directement elles s’annulent et l’on estime qu’elles ne font pas partie de l’accord. Ceci n’est valable que dans le droit français. Ainsi dans la mesure où vous faites appel à une entreprise domiciliée en dehors du territoire de France, les règles peuvent ne pas être les mêmes. 

5. Demander la rédaction de vos CGA

Un avocat est à même de vous accompagner dans la rédaction de vos CGA. Une discussion autour de votre activité permet de mettre en place des conditions générales d’achat pensées sur mesure pour votre entreprise. L’essentiel est de vous protéger, le travail de l’avocat consistera donc à s’imprégner de votre activité, de vos objectifs et de votre fonctionnement afin d’être en mesure de rédiger des conditions générales de ventes adaptées. Pour les partenaires avec lesquels vous avez des échanges réguliers, il est également pertinent de faire rédiger un contrat qui scellera les conditions de vos transactions.