Conditions Générales de prestation de services

Vous avez créé une agence de communication ou une agence web et êtes sur le point de lancer votre activité ? 

Les sites internet ne cessent de se développer et les métiers du web d’évoluer pour répondre à de nouveaux besoins des clients : webdesigner, référenceur, community manager,… 

Ceci étant, avant de vous lancer et afin d’assurer la conformité de votre activité, avez-vous pensé à établir vos Conditions Générales de Prestation de Services (CGPS) ? Il s’agit de conditions générales de vente, adaptées aux prestations de services et cela constitue une  étape essentielle qui vous garantit à la fois prévisibilité et sécurité. 

Concrètement, de quoi s’agit-il ? Quel est l’intérêt d’avoir des CGPS ? Quelles mentions doivent apparaître ? Et comment bien les rédiger ? 

1. Pourquoi rédiger des conditions générales de prestations de services (CGPS)  ?

Tout d’abord, sachez que selon le type de client à qui vous vous adressez, la rédaction CGPS peut être obligatoire. 

En effet, si vos clients sont des consommateurs (relations BtoC), vous êtes tenu, en vertu de votre obligation précontractuelle d’information issue de la loi Hamon du 13 juin 2014, de rédiger des CGPS. Le consommateur doit être en mesure de s’engager et de recourir à vos services en toute connaissance de cause. 

En revanche, si vos clients sont des professionnels avertis (relations BtoB), la rédaction des CGPS est facultative. Elle est toutefois fortement recommandée puisque que vous devez être en mesure de les communiquer à votre client si celui-ci en fait expressément la demande. 

Il est donc préférable, quelle que soit la qualité de vos clients, d’établir des CGPS.

Au-delà de cet aspect purement légal, les CGPS sont essentielles car elles constituent le socle de vos relations commerciales. Elles diffusent votre politique commerciale auprès de vos clients. Ces derniers sont informés de vos conditions de fourniture de prestations de services, de vos prix, de vos modalités de paiement, de vos conditions de règlement, etc. 

De plus, les CGPS fixent un cadre juridique aux transactions avec vos clients et définissent la responsabilité de chacun en cas de litige, ce qui constitue un gage de sécurité non négligeable. 

Vous l’aurez compris, les CGPS représentent bien plus qu’une simple obligation légale : elles sont incontournables dans vos relations commerciales !

2. Le contenu de vos conditions générales de prestations de services (CGPS)

En tant que prestataire, vous devez détailler dans vos CGPS les conditions d’exécution de vos services et informer autant que possible vos clients sur le fonctionnement de votre entreprise.

Les éléments suivants devront notamment être mentionnés : 

• Votre identité et vos coordonnées en tant que prestataire ;
• Les caractéristiques essentielles de votre service ;
• Le prix de votre prestation : modalités de calcul, réductions de prix le cas échéant, etc ;
• La date d’exécution de votre prestation ;
• Les conditions de règlement : les délais de règlement, les moyens de règlement, les conditions d’escompte, etc ;
• Les pénalités de retard : les conditions à réunir, le taux appliqué, le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement ;
• Les moyens d’annulation : par exemple, le délai de rétractation de 14 jours pour les clients consommateurs en cas d’achat à distance. 

En outre, il peut être important d’insérer dans vos CGPS des clauses complémentaires comme :

• La clause de propriété intellectuelle ; 

• La clause de protection des données personnelles. 

La clause de propriété intellectuelle 

Votre activité vous amène à réaliser des prestations intellectuelles, des travaux graphiques ? A qui appartiennent ces créations : à vous ou à votre client ?

Initialement, le Code de la propriété intellectuelle prévoit que toute création appartient à son auteur. Ainsi par exemple, le site internet que vous avez créé et développé vous appartient.

Cela dit, dans la majorité des cas, votre client souhaitera en devenir propriétaire. Il est alors important de mentionner ce transfert de propriété dans vos CGPS, ainsi que les modalités de ce transfert : notamment le moment où le transfert devient effectif (généralement au moment de la livraison de votre prestation et sous réserve de son complet paiement). 

La clause de protection des données personnelles

Vous avez forcément déjà entendu parler du Règlement sur la Protection des Données Personnelles ou RGPD. 

Il s’agit d’un règlement européen, entré en vigueur le 25 mai 2018 en France, portant sur l’utilisation des données personnelles des internautes par les entreprises, c’est-à-dire que les entreprises sont susceptibles de collecter et de traiter dans le cadre de leur activité.

Une donnée personnelle est une donnée permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique :  nom, prénom, numéro de téléphone, adresse, adresse IP, etc.).

Le RGPD fixe alors des obligations à la charge des entreprises afin de sécuriser la collecte et le traitement de ces données personnelles. En tant que prestataire de services, vous collectez sans doute les données de vos clients. Vous êtes donc soumis aux règles du RGPD et vous mettre en conformité. 

Une fois votre processus de mise en conformité mis en place, vous devez en informer vos clients. Pour cela, il vous faut intégrer une clause spécifique sur les données personnelles dans vos CGPS.

Vous devez y faire apparaître les éléments suivants :

• L’identité et les coordonnées du responsable du traitement des données personnelles ;
• Le fondement juridique du traitement ;
• L’objet de la collecte des données : diffusion à des fins commerciales, accès à l’espace client, etc ;
• L'identité des destinataires des données ;
• La durée de conservation des données ;
• Les droits de la personne sur ses données personnelles : droit d’accès, droit de rectification, droit à la suppression, droit à la portabilité, etc ;
• L’usage des cookies : consentement ou non de l’internaute ;
• Les outils mis en place vous permettant de garantir la sécurité des données ;
• etc.

En cas de non-respect de vos obligations RGPD, des sanctions très lourdes peuvent être appliquées par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). Les contrôles ne cessent de se renforcer.

Parallèlement aux CGPS, il est également recommandé d’établir une politique de confidentialité. Il s’agit d’un document ayant vocation à traiter de votre politique en matière de données personnelles. 

De même, la plupart des sites web utilisent des cookies (de fonctionnalités, de mesures d’audience, de publicité),et doivent élaborer une politique de cookies. En effet, parce qu’elle soulève de nombreuses questions juridique, l'utilisation des cookies est aujourd’hui encadrée par de nombreux textes comme le RGPD, la directive E-Privacy ou encore les recommandations de la CNIL. L’élaboration d’une politique de cookies permet alors aux internautes de mieux comprendre le fonctionnement des cookies sur votre site et trouver facilement les outils permettant de les paramétrer. 

3. Comment rendre opposables vos conditions générales de prestations de services (CGPS) ?

Une fois vos CGPS rédigées, encore faut-il que vous puissiez vous en prévaloir. Pour cela, il faut que vos clients en aient pris connaissance avant de passer commande. 

Concrètement, vos CGPS doivent apparaître sur vos devis et bons de commande. Les CGPS e-commerce doivent quant à elles être facilement accessibles sur votre site internet. Par exemple, vous pouvez prévoir sur la page de validation de la commande, au niveau du récapitulatif, un lien vers vos CGPS. 

Enfin, pour que vos CGPS soient pleinement efficaces, vos clients doivent les accepter, les signer. 

En cas de CGPS e-commerce, vous pouvez utiliser un système de renvoi, c’est-à-dire intégrer une case à cocher près de la signature du client, suivie d’une phrase type « Je déclare avoir pris connaissance et accepté les termes et les conditions générales de prestation de services». 

4. L’importance d’établir des CGPS personnalisées 

De nos jours, beaucoup de sites internet proposent des modèles de contrats gratuits, notamment des modèles CGPS. Beaucoup d’entreprises s’y réfèrent pour gagner du temps. Ne faites pas cette erreur !

En faisant un copier-coller des CGPS de vos concurrents, vous risquez des poursuites pour parasitisme économique. 

Mais surtout, vous prenez le risque d’exercer avec des CGPS incohérentes et inadaptées à votre activité, à votre entreprise et à votre positionnement commercial. Vous risquez de nuire gravement à votre image en terme de sérieux et de crédibilité. C’est pourquoi il vous faut impérativement rédiger des CGPS personnalisées et sur-mesure.