Création d'entreprise au Québec : quelles sont les conditions ?

Parmi les toutes premières questions que devra se poser l’entrepreneur qui souhaite créer une société sur le marché canadien afin d’y exploiter une activité commerciale figurent le choix de la forme sociale, et la place d’immatriculation. La structure fédérale du Canada est telle qu’il y a autant de lois sur les sociétés commerciales qu’il y a de provinces canadiennes. Mais au-delà des lois et réglementations provinciales régissant la formation et l’administration de sociétés provinciales la loi fédérale vient aussi réglementer la constitution de sociétés enregistrées au niveau fédéral.

L’entrepreneur devra ainsi déterminer avant toute chose, en fonction de ses objectifs, s'il souhaite s’immatriculer au niveau fédéral ou au niveau provincial, avec cette formalité supplémentaire qu’on retrouve d’ailleurs lors de la création d'une société aux Etats-Unis, qu’une société fédérale qui exploite son activité depuis une province en particulier, et au Québec en particulier, devra, suite à son immatriculation au niveau fédéral, se faire enregistrer comme société fédérale au Québec avant de pouvoir y exercer son activité commerciale. On reviendra sur ce double niveau d’immatriculation lorsque nous évoquerons les formalités d’immatriculation au Québec.

Les types d'entreprises à créer au Québec

Sans rentrer dans les détails, on distinguera entre les entreprises contractuelles (telle qu’une société en nom collectif, une société en nom collectif à responsabilité limitée, une société en participation, une société en commandite, ou une association), pour lesquelles la constitution de l’entreprise s’opère entre les parties, sans qu’aucune demande ou autorisation gouvernementale ne soit requise comme condition à leur existence, et les entreprises incorporées (telle qu’une société par actions ou une coopérative), dont la constitution est soumise à enregistrement au niveau fédéral et/ou provincial.

L'entreprise contractuelle

Comme son nom l’indique, l’entreprise contractuelle se forme au moyen d’un contrat. Au moins deux personnes sont nécessaires pour la créer. L’ensemble des règles régissant l’entreprise contractuelle, qu’il s’agisse d’une société ou d’une association, au Québec se retrouve principalement dans le Code civil du Québec. S’appliquera également, comme pour toutes les entreprises, qu’elles soient incorporées ou non, la Loi sur la publicité légale des entreprises.

La société incorporée

On va dans le cadre de cet article se limiter à l’étude de la société incorporée, généralement la forme d’entreprise privilégiée pour les entrepreneurs français souhaitant s’installer au Québec.

Création d'entreprise au Québec : La société par actions

Les conditions formelles de constitution d'une société par actions

D’une façon générale, les formalités de constitution d’une société par actions sont sensiblement les mêmes sous la juridiction fédérale ou la juridiction québécoise. La constitution sous forme de société selon la loi fédérale s’obtient par la délivrance par le Directeur des corporations, à Ottawa, d’un certificat de constitution suite au dépôt de statuts conformes aux prescriptions de la Loi canadienne sur les sociétés par actions et du Règlement sur les sociétés par actions de régime fédéral.

Les éléments principaux à considérer concernent la dénomination sociale, le siège social, le capital social, les restrictions sur le transfert des actions, et le nombre des administrateurs.

S’agissant de la dénomination, le nom de la société doit comporter les mots “Limitée” (ou “ltée”), “Limited” (ou Ltd.”), “Incorporée”, “Incorporated” (ou “inc.”), “Corporation” (ou “Corp.”), “société par actions de régime fédéral” (ou “S.A.R.F.”).

La dénomination doit être “distinctive”; elle ne doit pas être trompeuse, ne pas avoir été réservée par une autre société, et elle ne doit pas inclure un mot suspectible de prêter à confusion avec l’élément distinctif d’une marque de commerce, d’une marque officielle ou d’une dénomination commerciale.

A ces exigences fédérales s’ajoutent deux autres qui découlent au niveau provincial de la Loi sur la publicité des entreprises. La dénomination sociale ne doit pas comprendre une expression réservée à autrui par une loi ou des règlements, et elle doit être conforme aux dispositions de la Charte de la langue française, même si on notera toutefois la possibilité d’assortir la version française de la dénomination sociale d’une dénomination sociale dans une autre langue. Ces exigences de la Loi sur la publicité légale, si elles venaient à ne pas être respectées, n’empêcheront pas la société d’être constituée au niveau fédéral, en revanche elles l’empêcheront d’être immatriculée au registre des entreprises du Québec, ce qui l’exposera à des sanctions civiles et pénales au Québec.

On mentionnera également l’obligation de procéder à la recherche et à la réservation de la dénomination sociale avant de déposer les statuts. Le rapport de recherche confirmant la disponibilité et la réservation de la dénomination sociale devra être joint aux statuts lors de leur dépôt.

S’agissant du siège social, les statuts devront mentionner la province où doit être situé le siège social. L’adresse du siège devra être indiquée dans un formulaire également à joindre aux statuts lors du dépôt.

Les conditions de fonds de constitution d'une société par actions

On notera, s’agissant des sociétés fédérales, l’obligation qu’un quart des administrateurs soient des résidents canadiens, une particularité qu’on ne retrouve pas dans les sociétés immatriculées fédérales, seulement au Québec et qui, de fait, plaide en faveur d’une immatriculation provinciale et non fédérale lorsque les administrateurs de la société sont tous étrangers.

S’agissant du capital social, la loi distingue entre le capital autorisé, a priori illimité, sauf limites expressément fixées dans les statuts, le capital souscrit (représentant la partie du capital autorisé de la société qu’une ou des personnes offrent d’acquérir), le capital émis (soit la partie du capital souscrit que la société a accepté de vendre et d’émettre aux souscripteurs), le capital versé ou payé (soit la partie du capital émis qui a été payée à la société), et le compte capital déclaré, pour les sociétés fédérales, pour lesquelles les actions doivent toujours être entièrement payées avant d’être émises, encore une distinction avec les sociétés seulement immatriculées au Québec, pour lesquelles le compte de capital-actions émis et payé est un élément important de l’administration de la société.

Une autre distinction entre le fédéral et le provincial est la possibilité au Québec d’émettre des actions avec ou sans valeur nominale, alors que toutes les actions d’une société fédérale sont obligatoirement sans valeur nominale.

S’agissant du transfert des actions, on notera les restrictions que la Loi sur les sociétés par actions elle-même, mais aussi la Loi sur les transferts de valeurs mobilières et l’obtention de titres intermédiés, imposent pour les sociétés provinciales. On se limitera à mentionner la principale restriction figurant dans la Loi sur les sociétés par actions s’agissant des actions non complètement payées, pour lesquelles la loi prévoit qu’une action ne peut être transférée avant que tous les versements exigibles aient été effectués sur cette action. Quant aux actions non entièrement payées mais sur lesquelles aucun versement n’est exigible, la loi dispose que leur transfert ne peut se faire sans l’autorisation du CA. La Loi canadienne (fédérale) sur les sociétés par actions ne contient aucune restriction statutaire sur le transfert des actions car, comme déjà signalé, en vertu de cette loi les actions doivent être entièrement payées avant d’être émises.

S’agissant enfin du nombre des administrateurs, pas de minimum fixé, que ce soit au niveau fédéral ou provincial, tant par la Loi canadienne sur les sociétés par actions que son homologue québécoise non seulement autorisant mais aussi favorisant la création et l’exploitation de sociétés unipersonnelles. La Loi québecoise va même plus loin en permettant que la société ne compte aucun administrateur lorsque, pas convention unanime des actionnaires ou déclaration écrite de l’actionnaire, les actionnaires ou l’actionnaire unique de la société retirent tous les pouvoirs au CA.

On mentionnera, pour finir, les exigences imposées, depuis son entrée en vigueur le 14 février 2011, par la Loi sur la publicité légale des entreprises, notamment en matière d’immatriculation et de déclarations.

L'immatriculation d'une société par actions

En matière d’immatriculation, y est assujettie toute société par actions québécoise, mais aussi toute société par actions constituée hors du Québec, sous l’autorité de la Loi canadienne (fédérale) sur les sociétés par actions ou d’une loi d’une autre province voire d’un autre pays, si elle a son domicile au Québec, ou encore si elle y exerce une activité, ou qu’elle y exploite une entreprise.

S’agissant des sociétés québécoises, l’immatriculation s’effectue par le dépôt, par le registraire des entreprises, de ses statuts au registre des entreprises. A la suite de cette inscription, le registraire attribue un numéro d’entreprise du Québec (“NEQ”) à la société, et l’appose sur ses statuts, avec la date de l’immatriculation. La société doit ensuite completer son immatriculation par la production au registraire d’une “déclaration initiale” dans un délai de 60 jours à compter de sa date d’immatriculation, laquelle déclaration devra comporter un certain nombre d’informations complémentaires sur la société :

• les noms et adresses de ses trois actionnaires détenant le plus grand nombre de voix, avec mention du fait que le premier détient ou non plus de 50% des voix,
• l’existence ou non d’une convention unanime des actionnaires ayant pour effet de restreindre ou de retirer les pouvoirs des administrateurs,
• les noms, adresses, et fonctions des administrateurs et des principaux dirigeants,
• la nature des deux principales activités de la société,
• le nombre de salariés dont le lieu de travail est situé au Québec,
• l’adresse des lieux physiques d’où la société exerce ses activités au Québec,
• tous les autres noms utilisés au Québec par la société et sous lesquels elle s’identifie dans l’exercice de son activité.

S’agissant des sociétés fédérales, elles s’immatriculent en produisant auprès du registraire une déclaration d’immatriculation, au plus tard 60 jours après leur constitution, si elles ont leur siège social au Québec, ou après le début de l’exercice par elles d’une activité ou de l’exploitation d’une entreprise au Québec. Cette déclaration contient le nom de la société et l’adresse de son siège, la mention qu’elle est une personne morale constituée sous l’autorité de la Loi canadienne sur les sociétés par actions et la date de son certificat de constitution, et toutes les autres informations évoquées plus haut s’agissant des sociétés provinciales.

Enfin, s’agissant d’une société par actions constituée dans une autre province du Canada ou à l’extérieur du Canada, l’obligation de s’immatriculer devra se faire dans les 60 jours du début de leur activité au Québec. La déclaration, outre les informations ci-dessus, devra indiquer les nom et adresse d’un “fondé de pouvoir” résidant au Québec, si la société n’a ni domicile ni établissement dans la province. C’est ce fondé de pouvoir qui représentera la société aux fins de l’application de la Loi sur la publicité légale.

Ensuite, une fois par an, toute société immatriculée au Québec devra produire une déclaration de mise à jour, dans les six mois qui suivent la fin de l’exercice financier. Cette déclaration se fait en même temps que la déclaration des revenus de la société auprès de Revenu Québec.

En guise de conclusion, on rappelera l’importance pour l’entrepreneur étranger de comprendre les différences entre la société fédérale et la société provinciale, non seulement du point de vue de l’immatriculation mais aussi de la liberté mais aussi des restrictions que l’une ou l’autre de ces options de constitution engendre tant dans la rédaction des statuts que de l’administration de la société au quotidien. Selon l’activité de la société, qu’elle soit pour l’essentiel exercée dans et depuis la province, que les administrateurs de la société soient ou non des résidents canadiens, l’une ou l’autre de ces formes de sociétés pourra s’avérer plus indiquée. On avisera toutefois l’entrepreneur de se faire accompagner dans ces démarches par un avocat spécialisé qui pourra le conseiller sur les différentes options qui s’offrent à lui en fonction de son profil, de son activité, et de son projet de création de société au Canada.