Déclaration des bénéficiaires effectifs : formalité obligatoire pour les entrepreneurs en 2023

Nouvelle obligation administrative pour les entrepreneurs, ces derniers doivent depuis août 2017 réaliser la déclaration des bénéficiaires effectifs des entreprises qu'ils dirigent, auprès du tribunal de commerce. En France, c'est en effet le greffe du Tribunal de commerce qui est en charge de la création du registre des bénéficiaires effectifs, une mesure demandée à tous les pays membres de l'Union européenne.

Essentielle pour le bien de la communauté, cette procédure doit être réalisée au plus vite et pour chaque société du territoire français. Nous vous exposons dans ce billet les objectifs d'une telle démarche, comment la réaliser, et les sanctions en cas de manquement à cette obligation.

1. Qui est concerné par la déclaration des bénéficiaires effectifs ?

Toutes les sociétés sont soumises à l'obligation de déclarer le ou les bénéficiaires effectifs. Ce terme désigne la personne physique qui contrôle directement ou indirectement et en dernier lieu la société. Il s'agit de la personne responsable de la personne morale de l'entreprise et donc potentiellement cela peut correspondre parfois à la position du dirigeant d'entreprise.

Ainsi une seule structure peut avoir un seul bénéficiaire, ou plusieurs, selon la façon dont elle est organisée.

Le dossier détaille alors l'identité du bénéficiaire, mais également le caractère du contrôle qu'il exerce au sein de l'entreprise. Il s'agit d'une notion pertinente par exemple lorsque des associés ne remplissent pas tous le même rôle. C'est d'autant plus vrai lorsqu'il y a un conjoint associé ou collaborateur, quelle est sa part dans le contrôle des activités de la société ?

Le dépôt de la déclaration du bénéficiaire effectif doit se faire auprès du tribunal de commerce où se trouve le siège social de la société. Il doit absolument être fait avant le 31 mars 2018.

Retrouvez nos autres guides sur :

• Le registre des bénéficiaires effectifs d'une SASU
• Le registre des bénéficiaires effectifs d'une SCI

2. Le bénéficiaire effectif

On parle de bénéficiaire effectif pour toute personne physique possédant au moins 25 % du capital d'une société et/ou du droit de vote pour les décisions prises en assemblée générale.

Sinon, il s'agit de toute personne qui exerce un contrôle sur la gestion ou la direction de la société.

3. L'objectif de la déclaration du bénéficiaire effectif

Le dépôt d'une déclaration de bénéficiaire effectif par chaque entreprise française résulte d'une décision du 20 mai 2015 au Parlement et au Conseil européen.

Elle impose aux États membres de l'Union de disposer d'un registre qui permette d'identifier de façon claire les bénéficiaires effectifs des entités juridiques, et des sociétés, situés sur leurs territoires respectifs. Cette mesure prend place dans le contexte de la lutte contre la fraude, le blanchiment d'argent, mais aussi le terrorisme. En effet, le détournement d'argent entre autres par son blanchiment dans des sociétés-écrans, ou via la contrefaçon de marque, font partie des moyens illégaux qui permettent aux terroristes de financer leurs opérations.

En ce sens, disposer d'un registre des bénéficiaires effectifs ou RBE accélère également les enquêtes pour la sécurité de chaque citoyen de l'Union européenne.

4. Les sanctions auxquelles s'exposent les entrepreneurs refusant la formalité

Il est très important de réaliser de façon appliquée les formalités pour l'enregistrement au registre des bénéficiaires effectifs.

Chaque formulaire doit être rempli sans rature et avec des informations strictement exactes. Une personne morale qui ne respecte pas l'obligation de déclaration, ou bien qui apporte des données fausses ou même incomplètes, s'expose à de sévères sanctions. Le dirigeant de l'entreprise en est alors directement responsable.

En tant que délit pénal, le seul fait d'apporter des informations insuffisantes ou inexactes est puni de 7 500 € d'amende et d'une peine de 6 mois de prison. Par ailleurs, des sanctions supplémentaires s'appliquent aux personnes morales : jusqu'à 37 500 € d'amende. L'entrepreneur risque aussi un placement sous surveillance judiciaire pouvant aller jusqu'à la dissolution de son entreprise.

5. Comment déclarer les bénéficiaires effectifs ?

L'enregistrement et la déclaration des bénéficiaires effectifs se réalise auprès du greffe du tribunal de commerce.

Que vous la réalisiez vous-mêmes ou que vous déléguiez la formalité à un tiers, il s'agit d'une démarche qui génère des frais de dépôt. Le formaliste facture alors en supplément le montant de ses honoraires pour s'occuper de votre dossier.

Outre les formulaires liés à la procédure, le dépôt indique alors les informations relatives à l'entreprise (raison sociale, forme juridique, immatriculation...) et celles relatives aux bénéficiaires eux-mêmes. On précise alors la date et l'heure exacte à laquelle la personne physique devient bénéficiaire effectif.

6. Les ressources disponibles pour bien réaliser sa déclaration des bénéficiaires effectifs

Afin que les entreprises soient en règle vis-à-vis de cette nouvelle formalité administrative, les greffes des différents tribunaux de commerce en France répondent aux questions des entrepreneurs.

Une documentation est à disposition afin de rédiger ses déclarations, bien décrire les modalités de contrôle des bénéficiaires effectifs, et remplir de façon conforme les formulaires obligatoires.

Grâce à cet accompagnement, vous êtes en mesure de procéder aux démarches. En cas de doute, n'hésitez pas à poser vos questions à un formaliste professionnel, ou à faire faire votre déclaration par une personne expérimentée qui aura déjà exécuté la démarche pour d'autres sociétés françaises.

7. Je viens de créer mon entreprise, quand réaliser cette démarche ?

• Les sociétés déjà effectives doivent s'acquitter de la déclaration de leurs bénéficiaires effectifs avant le mois d'avril 2018 afin de régulariser la situation.
• Si vous êtes un jeune entrepreneur et que vous venez d'enregistrer la création de votre entreprise, cette obligation est à remplir dans les 15 jours. En cas de modification au sein de sa société (cession de parts, changement de direction...), le délai accepté est de 30 jours.

Ne pas s'astreindre à l'obligation de déclaration des bénéficiaires effectifs, car cela expose le responsable légal à des sanctions pénales. Pour aider les entrepreneurs, une formalité dématérialisée est disponible en ligne, mais vous pouvez aussi vous adresser directement au greffe du Tribunal de commerce pour plus de renseignements. Bien entendu, la démarche est également possible par courrier postal.