Registre des bénéficiaires effectifs (RBE) : notre guide

Si vous vous apprêtez à créer votre société, vous avez certainement entendu parler de la déclaration des bénéficiaires effectifs à remplir. Vous n’avez peut-être pas compris à quoi cela correspondait ou cela soulève chez vous de nombreuses questions.

Qu’est-ce qu’est un bénéficiaire effectif ? Est-ce une obligation ? Quel est le but de cette déclaration ? Comment remplir votre déclaration ? 

Captain Contrat vous explique tout ce que vous devez savoir sur le registre des bénéficiaires effectifs également appelé le RBE. 

Pourquoi est-ce obligatoire ? 

Dans le cadre de la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, le droit européen a fixé des objectifs de transparence aux Etats membres de l’Union. 

Ces objectifs ont pour effet de lutter contre le trafic et les flux illicites d’argent afin de limiter l’expansion des organisations criminelles. 

Pour respecter ces objectifs, des mesures concrètes ont été prises, parmi lesquelles l’obligation d’identifier et de déclarer les bénéficiaires effectifs de certaines entités. 

Cette obligation est entrée en vigueur le 1er août 2017. Sa finalité est d’empêcher l’utilisation de sociétés écrans en identifiant les personnes intéressées directement par le succès d’une société. 

L'obligation de déclaration est valable pour toutes les formes juridiques (que ce soit le registre des bénéficiaires effectifs d'une SASU, SAS, SARL, EURL ou même les bénéficiaires effectifs du SCI).

L’importance de cette obligation est notamment illustrée par les sanctions importantes que son manquement peut entraîner. 

Bon à savoir : Une société écran désigne une société fictive qui a été créée dans un but précis, généralement pour dissimuler des transactions financières et non pour permettre l’exercice d’une activité réelle. Ce genre de société est utilisée à des fins d’évasion fiscale ou de blanchiment, d’où l’importance de détecter leur existence.

Qu’est-ce qu’un bénéficiaire effectif ? 

Le but premier de cette déclaration est de déterminer l’identité de la (ou des) personne(s) physique(s) qui possède(nt) ou contrôle(nt) la société en détenant directement ou indirectement plus de 25 % du capital ou des droits de vote. 

Et si la société est entièrement détenue par une autre société me diriez-vous ? Dans ce cas, il faut remonter la chaîne des bénéficiaires. Pour faire simple, ce sera l’associé (ou les associés) qui détien(nen)t plus de 25% du capital ou des droits de vote de cette personne morale qui devra(ont) être renseigné(s) comme bénéficiaire(s) effectif(s). 

Si l’identification d’un bénéficiaire effectif n’est pas possible, par exemple si les conditions relatives à la détention du capital ou des droits de vote ne sont pas remplis, il conviendra de déclarer le représentant légal de l’entité, le gérant comme bénéficiaire effectif. 

Bon à savoir : Le site internet Infogreffe a publié une fiche pratique avec de nombreux exemples de structures de société pour aider les entités concernées à identifier leur(s) bénéficiaire(s). 

Quelles sont les entités concernées par cette obligation ? 

Cette obligation concerne bon nombre des sociétés : les sociétés civiles et commerciales, peu importe leur forme, c’est-à-dire SA, SAS, SARL, SCI, etc. 

Sont également concernées les groupements d’intérêt économique (GIE), les kbis des  associations immatriculées au registre du commerce et des sociétés ainsi que les placements collectifs. 

Les sociétés dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé, c’est-à-dire les sociétés cotées, ne sont pas soumises à cette obligation. 

Les kbis des entreprises individuelles, dont les auto-entrepreneurs font partie, ne sont pas concernés par l'obligation du registre des bénéficiaires effectifs.

Comment effectuer sa déclaration ? 

Il s'agit d'une procédure d'inscription au registre des bénéficiaires effectifs. Attention à ne pas vous tromper sur les informations renseignées. 

Les informations relatives à l’entité concernée 

L’entité concernée renseignera sur la déclaration des bénéficiaires effectifs la dénomination ou raison sociale de l'entreprise, sa forme juridique, son siège social et son numéro SIREN. 

Pour les personnes qui ont engagé les démarches d’immatriculation d'une entreprise, la déclaration doit être déposée au greffe dans le délai de 15 jours au plus tard à compter de la délivrance du récépissé de dépôt du dossier de création d’entreprise. Ce délai est indépendant du délai pour l'immatriculation de la société. Comme précisé plus haut, la démarche de déclaration du RBE concerne la plupart des formes juridiques, elle est obligatoire autant pour une immatriculation de SAS, SASU, SARL ou EURL que pour une immatriculation de SCI. 

Les informations relatives au bénéficiaire effectif 

Le ou les bénéficiaires effectifs devront être identifiés sur la déclaration par leur nom, prénom, date et lieu de naissance ainsi que leur domicile. 

Il faudra également préciser la date à partir de laquelle la personne est devenue bénéficiaire effectif et le mode de contrôle qu’il(s) exerce(nt) : détention de plus de 25% des droits de vote ou du capital de manière directe ou indirecte. 

Si plusieurs bénéficiaires effectifs ont été identifiés, un feuillet DBE-S-2 par bénéficiaire effectif supplémentaire devra être complété. 

Dans l’hypothèse d’une détention indirecte, il faudra joindre le feuillet DBE-S-bis afin d’en spécifier les modalités.  

Bon à savoir : Le coût du dépôt de la première déclaration est de 23,71 € TTC. Ce dépôt peut également être effectué en ligne, la déclaration sera alors signée électroniquement. 

Dans quel cas dois-je réaliser une déclaration modificative ? 

Au cours de la vie sociale de l’entité, des changements peuvent intervenir. Certains changement entraînent l’obligation d’effectuer une déclaration modificative dans un délai de 30 jours. Ce délai court à compter du fait ou de l’acte ayant rendu nécessaire la rectification ou la modification de la déclaration initiale.

Ces changements peuvent concerner l’entité déclarante : changement de siège social, de dénomination sociale ou encore de forme juridique. 

L’obligation de déposer une déclaration modificative peut également résulter d’un changement relatif au(x) bénéficiaire(s) effectif(s) : décès du bénéficiaire effectif, cession de parts sociales ou d’actions, augmentation de capital entraînant une nouvelle répartition, changement relatif aux modalités de détention indirecte, changement de domicile ou de nom d’usage d’un bénéficiaire effectif. 

Bon à savoir : Le coût du dépôt de la déclaration modificative est de 46,51 € TTC. Ce dépôt peut également être effectué en ligne, la déclaration sera alors signée électroniquement. 

Quelles sont les sanctions en l’absence de déclaration ? 

En l’absence de déclaration, le Président du Tribunal de commerce peut vous enjoindre de respecter cette obligation. L’injonction de faire est assimilable à un rappel à l’ordre, qu’il peut effectuer de sa propre initiative, sur requête du Procureur de la république ou sur requête de toute personne justifiant y avoir intérêt. 

Si l’absence de déclaration persiste, des sanctions pénales plus importantes peuvent vous être infligées : jusqu’à 6 mois d’emprisonnement et 7 500 € d’amende. 

Au surplus, la personne physique rendue coupable d’une telle infraction peut voir prononcer à son encontre une interdiction de gérer ou une peine d’inéligibilité. 

Pour les entités qui n’ont pas déposé leur déclaration, outre une amende plus conséquente, elles encourent des peines supplémentaires comme leur dissolution ou leur placement sous surveillance judiciaire pendant 5 ans. 

Qui peut consulter le registre des bénéficiaires effectifs ? 

La déclaration permet d’enregistrer les bénéficiaires effectifs d’une entité au sein d’un registre créé à cet effet. 

Le registre des bénéficiaires effectif est tenu par le greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez.

Il peut être consulté par un nombre de personnes restreints afin d’assurer la confidentialité des informations fournies par chaque entité déclarante. 

Parmi ces personnes, figurent : 

• L’entité ayant déposé le document par le biais de son représentant légal 
• Les autorités compétentes telles que la direction générale des finances publiques, les agents de douanes
• Les entités dédiées la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme 
• Toute personne justifiant d’un intérêt légitime, sur ordonnance rendue par le juge commis à la surveillance du registre du commerce

Les informations que porteront votre déclaration des bénéficiaires effectifs ne seront donc pas publiques.

Vous êtes désormais prêt à effectuer votre déclaration des bénéficiaires effectifs. Que vous soyez en train de créer votre entreprise , si vous voulez savoir comment créer une SASU, ou si vous souhaitez simplement mettre à jour votre RBE, n’hésitez pas à faire appel à Captain Contrat pour vous guider dans cette démarche !