Contrat de location de logiciel informatique : les mentions à ne pas oublier

Si vous n’avez pas une utilisation permanente du matériel et d’un logiciel, vous pouvez être intéressé par le fait de le louer le temps nécessaire. Grâce à la location de logiciels, vous n’avez plus besoin d’acheter la licence d’exploitation ni d’avoir du personnel pour gérer le logiciel notamment pour les mises à jour. Il vous suffit d’une connexion internet et d’un droit d’accès pour en profiter. Le contrat de licence d’un logiciel va régir les conditions d’exploitation du programme.

Cependant, il faut faire la différence entre deux types de logiciel, à savoir le standard et le spécialisé. Le logiciel standard a pour but d’être diffusé dans le grand public, il permet de réaliser certaines tâches définies comme un traitement de texte ou un tableur. Quant au logiciel spécialisé, il est développé pour les besoins d’une entreprise. Il fait souvent l’objet d’un contrat de commande. Faisons le point sur contrat de location de logiciel.

Le recours au contrat de location de logiciel

Quand vous lancez votre activité ou que vous avez une petite entreprise, vous n’avez pas forcément les moyens d’investir dans du matériel et des logiciels qui coûtent cher. Or avec la location, quelques euros par mois vous permettent d’utiliser les logiciels dont vous avez besoin.

Avec la location, vous pouvez choisir entre un logiciel à installer sur votre matériel avec une clé d’accès ou directement un logiciel en ligne. Dès que vous avez besoin d’un code d’accès supplémentaire pour un nouveau salarié, une simple demande de nouveaux identifiants suffit, votre offre s’adapte.

Investir dans du matériel informatique revient très cher surtout que c’est s’en cesse en évolution et donc ce matériel perd très vite sa valeur. Avoir recours à la location permet d’avoir un parc informatique toujours à jour pour un moindre coût et de le faire évoluer selon les besoins de votre entreprise.

Avec une location comprenant le matériel et les logiciels, vous êtes sûr de la comptabilité des deux et de ne pas avoir des soucis de mises à jour ce qui peut vous éviter un certain nombre de problèmes internes. D’ailleurs avec la location, vous disposez d’une aide d’experts spécialisés qui vont vous accompagner tout au long de la location.

Les formules de location de logiciel et matériel informatique

Les formules de location vont vous permettre d’utiliser pendant un certain temps des logiciels et du matériel. Il existe deux types de location.

La plus connue est la formule de location avec option d’achat. A la fin du contrat, vous avez le choix entre ne plus utiliser le logiciel/matériel et le restituer ou bien l’acheter.

Vous pouvez aussi choisir un contrat basique de location de logiciel et matériel à durée déterminée avec renouvellement. Le matériel sera tout au long en location ce qui vous permet de profiter des meilleurs produits à chaque renouvellement et de pouvoir modifier votre offre selon vos besoins. Différentes options sont disponibles dans les contrats de location comme une assistance, les mises à jour, le prêt de matériel, le remplacement, etc.

Les contrats de location sont souvent évolutifs ce qui permet de les faire évoluer pour qu’ils correspondent à vos besoins à chaque étape de votre entreprise.

Les clauses d'un contrat de location informatique

Vous devez apporter un grand soin à l’établissement du contrat de location de licence de logiciel et de matériel informatique. C’est ce contrat qui va déterminer vos relations.

La première clause à vérifier est celle qui détaille le matériel et les logiciels loués et leur remplacement en cas de nouveaux produits. Vérifiez bien les options souscrites.

Lors de la location, votre loueur devra toujours vous expliquer le fonctionnement du matériel, vous informer sur vos obligations et procéder à la mise en route de l’équipement. Il a l’obligation de vous louer du matériel conforme.

En tant que locataire, vous deviendrez responsable des dommages que le matériel peut occasionner sauf s’ils résultent d’une défaillance de celui-ci. C’est pourquoi, vous devez veiller à la rédaction de la clause sur les modalités de la mise en oeuvre de votre responsabilité. Si aucune clause n’en fait mention, il pèse sur vous une présomption de responsabilité.

Le contrat devra également mentionner les modalités d’utilisation du matériel et du logiciel notamment le nombre d’utilisateurs qui pourront les utiliser et la durée d’utilisation.

Attention : Dans le contrat, votre loueur peut vouloir un droit de contrôle du logiciel pour s’assurer du respect du nombre de licences d'utilisation concédées.

D’autres clauses doivent être étudiées avec précaution comme la conformité du logiciel concerné aux spécifications annoncées ou les prérequis techniques nécessaires. En effet, pour fonctionner, certains logiciels ont besoin d’un matériel spécifique.

Une clause devra déterminer le prix de la location, il peut s’agir d’une redevance mensuelle ou annuelle. Ce prix peut varier selon les évolutions apportées au contrat.

Des garanties doivent également vous être données notamment une période de garantie de bon fonctionnement à l’issue de l’installation et en cas de contrefaçon d’un tiers.

Votre contrat peut également prévoir que le loueur devra vous former ainsi que les autres utilisateurs aux matériels loués.

A noter : Si votre loueur est étranger, il peut être intéressant de veiller à la rédaction de la clause sur la loi applicable et sur la juridiction compétente en cas de conflit.

En tant que locataire, vous devrez veiller à la bonne utilisation du matériel et à rendre le matériel en bon état à la fin de la location. Il peut être nécessaire de vérifier les modalités de son utilisation et de la restitution du matériel.

Vous devez bien vérifier que le contrat de location de logiciel et matériel informatique correspond à vos attentes et aux besoins de votre entreprise, c’est pourquoi, vous ne pouvez pas vous fier à un modèle gratuit sur internet qui est trop général.

Captain Contrat peut vous aider dans la rédaction de votre contrat de location informatique. Un professionnel spécialisé sera à votre disposition pour répondre à toutes vos questions, ainsi, vous pourrez louer votre matériel en toute sécurité.