Création d'une société VTC : tout comprendre en 7 étapes !

L'essentiel de l'article

La création d'une société VTC nécessite 7 étapes clés :

1. Demander une autorisation de transport de personnes.
2. Passer un examen VTC auprès de la CMA avec une formation recommandée (50 à 300 heures, coût de 400 à 3 000 €).
3. Choisir entre entreprise individuelle (classique ou micro-entreprise) ou société (SAS, SASU, SARL, EURL).
4. S'immatriculer au RNE via le guichet unique.
5. Puis obtenir la carte VTC auprès de la préfecture (60 €, valable 5 ans).
6. S'inscrire obligatoirement au registre VTC (170 €) avec une assurance professionnelle et une garantie financière de 1500 € par véhicule.
7. Afficher la vignette rouge VTC pour exercer légalement sur tout le territoire.

Étape 1 : obtenir une autorisation de transport de personnes (carte pro VTC)

Les conditions pour devenir chauffeur VTC

Si vous débutez complètement, 3 conditions sont nécessaires pour devenir chauffeur VTC :

• D'abord, posséder le permis B depuis plus de 3 ans (ou 2 ans avec conduite accompagnée).
• Ensuite, ne pas avoir fait l'objet des condamnations listées à l'article R. 3120-8 du Code des transports ;
• Enfin, passer une visite médicale auprès d'un médecin agréé qui délivrera un avis favorable via le formulaire cerfa 14880. La liste de ces médecins se trouve sur le site de votre préfecture. Le brevet de secourisme n'est plus exigé, mais reste un plus pour votre professionnalisme.

Si vous avez déjà travaillé comme chauffeur professionnel pendant au moins 1 an ces 10 dernières années, les conditions sont allégées.

La formation de chauffeur VTC

La formation n'est pas obligatoire, mais vivement recommandée pour maximiser vos chances de réussite.

Elle dure entre 50 et 300 heures selon les centres et coûte de 400 à 3 000 €.

Vous pouvez la financer via votre compte personnel de formation (CPF) ou avec l'aide de France Travail (anciennement Pôle emploi). L'inscription à l'examen coûte environ 200 € et se fait sur le site de la CMA (chambre de Métiers et d'Artisanat) de votre région. Beaucoup de centres proposent maintenant des cours à distance.

L'examen pour devenir chauffeur de VTC

L'examen se déroule à la CMA et teste votre aptitude à exercer ce métier réglementé.

Les épreuves théoriques portent sur :

• gestion d'entreprise et comptabilité ;
• négociation commerciale ;
• réglementation VTC ;
• prévention des discriminations ;
• sécurité routière ;
• français et anglais.
  
  

L'épreuve pratique vous met en situation réelle. Vous devez montrer que vous savez conduire professionnellement, recevoir vos futurs clients et que vous connaissez bien votre territoire.

Une fois réussie, la CMA vous remet une attestation indispensable pour la suite.

Étape 2 : choisir sa forme sociale, entreprise individuelle ou société

Le choix de la forme sociale dépend de :

• votre activité ;
• votre régime social et fiscal ;
• si vous vous lancez seul ou à plusieurs.

Tableau comparatif : entreprise individuelle vs société

Pourquoi choisir une EI ?

L’entreprise individuelle (EI) est un statut juridique permettant d'exercer une activité en nom propre. La micro-entreprise est un régime simplifié applicable à une EI (ou à une EIRL avant 2022).

Les différences entre EI classique et micro-entreprise

Le choix entre l'EI classique ou micro-entreprise dépend principalement de la nature de vos dépenses et de votre chiffre d'affaires.

Les avantages de l'EI (y compris en micro-entreprise)

L'EI est particulièrement attractive pour les entrepreneurs qui souhaitent se lancer rapidement et simplement.

• Simplicité de création et de gestion : les démarches sont très légères, surtout pour les micro-entreprises, permettant un démarrage rapide de l'activité.
• Charges sociales réduites au démarrage (micro-entreprise) : les cotisations sociales sont proportionnelles au chiffre d'affaires, voire nulles si vous ne facturez rien.
• Contrôle total : en tant qu'entrepreneur individuel, vous prenez seul toutes les décisions de votre entreprise.

Les inconvénients de l'EI (y compris micro-entreprise)

Malgré sa simplicité, l'EI présente des limites qu'il est important de connaître :

• Protection sociale limitée : votre couverture sociale (maladie, retraite) est moins étendue que celle d'un salarié. Il n'y a pas d'assurance chômage pour l'entrepreneur individuel.
• Plafonds de chiffre d'affaires (micro-entreprise) : si vous dépassez les plafonds de chiffre d'affaires (par exemple, 77 700 € pour les prestations de services) deux années de suite, vous sortez automatiquement du régime de la micro-entreprise. Vous basculez alors en EI classique ou devrez envisager de créer une société.
• Non déductibilité des frais et absence de récupération de TVA (micro-entreprise) : cet aspect peut devenir un inconvénient majeur si votre activité génère des dépenses importantes.

Pourquoi opter pour la société ?

Les sociétés (EURL, SASU, SARL, SAS) conviennent mieux pour développer une activité durable.

Avec une société, vous pouvez :

• bénéficier d'une meilleure protection sociale ;
• déduire tous vos frais professionnels ;
• collecter et déduire de la TVA.
  

Les contraintes incluent des formalités plus complexes et l'obligation de rédiger des statuts. Avec des associés, les décisions collectives peuvent aussi ralentir certains processus.

Étape 3 : immatriculer sa société de chauffeur VTC

Depuis le 1er janvier 2023, les formalités se font en ligne sur le guichet unique des formalités des entreprises. Les anciens CFE n'existent plus. Vous devez créer un compte personnel sur cette plateforme officielle.

Comment créer une entreprise individuelle ?

Pour créer une entreprise individuelle, il suffit de déclarer son activité auprès du guichet unique.

Dans cette étape, vous devez fournir plusieurs informations importantes concernant votre activité et votre situation.

• Informations personnelles : commencez par renseigner votre identité (nom, prénom, date et lieu de naissance), votre adresse actuelle ainsi que votre situation professionnelle.
• Adresse du siège : indiquez le siège social de votre entreprise. En entreprise individuelle, il s’agit souvent de votre domicile personnel, sauf si vous louez un local professionnel.
• Activité exercée : vous devez indiquer que vous exercerez une activité de transport de personnes. Le code APE attribué à cette activité est 4932Z – Transports de voyageurs par taxi, même si vous êtes VTC. Dans la description libre, précisez bien : « Transport de personnes en VTC », pour éviter toute confusion.
• Régime fiscal : vous devrez choisir entre le régime micro-BIC (simplifié, avec abattement forfaitaire) ou le régime réel simplifié (qui permet de déduire les frais réels et de récupérer la TVA). Votre choix dépendra de vos prévisions de chiffre d’affaires et de charges.
• TVA : indiquez si vous relevez de la franchise en base de TVA (vous ne facturez pas la TVA) ou si vous optez pour un régime de TVA classique (vous la facturez et la récupérez).

Comment créer une société ?

Pour créer une société (SARL, SAS, EURL, SASU…), plusieurs démarches administratives et juridiques sont obligatoires. Voici les principales étapes à suivre :

1. Rédiger les statuts

Les statuts définissent précisément les règles de fonctionnement et de gestion de votre entreprise. Ce document doit encadrer votre activité et prévoir les solutions en cas de conflit.

Captain Contrat vous accompagne dans la rédaction des statuts pour éviter les pièges juridiques et assurer la pérennité de votre structure.

2. Déposer le capital social

L'ouverture d'un compte dédié à l'activité est incontournable pour les sociétés. Ce compte permet de :

• déposer le capital social exigé lors de l'immatriculation (la loi n'impose pas de minimum, 1€ suffit) ;
• et séparer clairement les flux financiers de l'entreprise et des associés : encaissements, paiements, charges sociales et fiscales.

3. Publier une annonce légale de création

Vous devez publier un avis de constitution de société dans un journal d’annonces légales (JAL) du département du siège social.

Cet avis doit mentionner :

• la forme de la société (SARL, SAS, etc.) ;
• la dénomination sociale ;
• le capital social ;
• l’adresse du siège ;
• l’objet social ;
• la durée de la société ;
• l’identité du ou des dirigeants.

Une fois l’annonce publiée, vous recevrez une attestation de parution, à joindre au dossier de création.

4. Transmettre le dossier de création au guichet unique

Pour créer une société de VTC, vous devez créer un compte sur le guichet unique des formalités.

Vous devez numériser et télécharger ces documents :

• une pièce d'identité (CNI ou passeport) ;
• un justificatif de domiciliation de l'entreprise ;
• la qualification professionnelle (attestation de réussite VTC) ;
• l'attestation de non-condamnation ;
• les documents de filiation (état civil, extrait de naissance).

Le guichet garde ces données 3 ans maximum et vous envoie un accusé de réception. S'il manque un document, vous avez 15 jours (renouvelables une fois) pour le fournir. Captain Contrat peut vous accompagner dans ces démarches pour gagner du temps et éviter un rejet du dossier.

Étape 4 : demander une carte professionnelle VTC à la préfecture

Dès que vous recevez votre attestation de réussite de la CMA, vous devez faire une demande de votre carte professionnelle VTC à la préfecture de votre département. Adressez-vous au Bureau des taxis et des transports publics si vous habitez Paris.

Cette carte coûte environ 60 € (paiement en ligne) et reste valable 5 ans sur tout le territoire français. Vous devez la renouveler à chaque échéance.

La carte doit être bien visible sur votre pare-brise pendant que vous travaillez, mais vous pouvez l'enlever en dehors de vos heures de service. Si vous déménagez, signalez votre nouvelle adresse sur le registre VTC via votre compte en ligne.

Voici les documents à fournir :

• copie recto-verso de votre CNI ou passeport ;
• permis de conduire en cours de validité ;
• attestation de réussite à l'examen VTC ;
• avis médical positif (cerfa 14880) ;
• 2 photos récentes.

Vous devez aussi vous inscrire au service de contrôle Cerbère pour permettre à vos clients de vérifier en ligne la validité de votre carte via les plateformes.

Étape 5 : s'inscrire au registre des chauffeurs VTC

L'inscription au registre VTC est requise pour exercer légalement. Cette démarche coûte 170 € (paiement en ligne) et se renouvelle tous les 5 ans. Elle vous donne accès à un espace de gestion où enregistrer tous les événements de votre vie professionnelle dans les 3 mois.

Pour votre première inscription, ces documents sont requis :

• attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ;
• justificatif d'immatriculation (numéro Siren, extrait RNE) ;
• copie de la carte grise du véhicule ;
• copie de votre carte professionnelle VTC ;
• justificatif de garantie financière de 1 500 € par véhicule. Elle n'est pas exigée si vous êtes propriétaire du véhicule ou le louez plus de 6 mois. Dans ce cas, fournissez les justificatifs de propriété ou de location.

Étape 6 : Obtenir un label qualité

Le label France VTC Limousine fait partie du dispositif Qualité Tourisme. Il valorise votre service et vous permet de justifier un positionnement haut de gamme. La certification volontaire atteste que vous respectez des critères exigeants :

• qualité d'accueil ;
• services dans le véhicule (eau, tablettes, etc.) ;
• maîtrise de langues étrangères ;
• confort et propreté du véhicule.

La demande se fait en ligne auprès de la DGE (Direction Générale des Entreprises). C'est une reconnaissance officielle de votre professionnalisme qui peut vous donner un avantage concurrentiel.

Étape 7 : Respecter la réglementation VTC

Votre véhicule doit respecter des normes précises :

• entre 4 et 9 places (chauffeur inclus) ;
• moins de 7 ans d'ancienneté (sauf véhicules de collection) ;
• au minimum 4 portes ;
• dimensions minimales de 4,50 m sur 1,70 m ;
• puissance d'au moins 84 kW.

Attention, aucun dispositif lumineux extérieur n'est autorisé pour éviter la confusion avec les taxis.

Assurance responsabilité civile professionnelle

L'assurance responsabilité civile professionnelle est obligatoire pour couvrir les risques de votre activité. Sans elle, vous risquez une amende jusqu'à 3 750 €.

Vignette VTC rouge

La vignette VTC rouge coûte environ 35 €.

Elle doit être collée à 2 endroits :

• angle inférieur gauche du pare-brise avant côté conducteur ;
• angle inférieur droit du pare-brise arrière côté opposé.

Une vignette temporaire, valable 30 jours maximum, peut être délivrée en attendant la version définitive.