Comment embaucher un chauffeur vtc ?

Qu'importe la profession, recruter un salarié constitue souvent une étape inquiétante pour le dirigeant d'entreprise. Votre entreprise se développe, c'est une bonne nouvelle, mais de nouvelles responsabilités viennent peser sur vos vous. 

Recruter mon premier salarié : on vous explique en vidéo

Quels statuts pour un VTC ?

On parle d’un exploitant ou d’un conducteur de voiture avec chauffeur. Il conduit un véhicule de 4 à 9 places pour le transport de personnes. Cette profession demande une inscription obligatoire au registre des VTC (véhicule de tourisme avec chauffeur) pour les personnes physiques ou morales. Il est indispensable d’être résident en France ou bien ressortissant de l’Union Européenne. 

Pour exercer la profession de VTC, plusieurs statuts juridiques et fiscaux sont possibles. Il n’y a pas une seule et unique solution. On peut être auto-entrepreneur, ou bien créer une société de VTC. Le premier statut implique qu’il n’est pas possible d’embaucher puisqu’un auto-entrepreneur exerce par définition seul. 

Si vous créez une entreprise comme une SARL ou même une SAS, vos salariés ne pourront pas être chauffeurs s'ils ne possèdent pas de carte VTC. 

Capacité de transport, la clef pour embaucher des chauffeurs salariés

Une capacité de transport est un document délivré par la DREAL (Direction Régionale de l’Environnement, de l’Aménagement et du Logement) dans le but de réguler les personnes et entreprises habilitées à transporter des personnes ou des marchandises.

Il s’agit d’une obligation pour recruter des chauffeurs et exercer une activité de transport dans un cadre professionnel. Cependant, dans le cadre du transport des biens de votre propre entreprise, vous êtes exempté de l’obligation de capacité de transport.

Pour bénéficier de l’attestation professionnelle de la capacité de transport, il vous faut assister à une formation auprès d’un organisme agréé qui débouche sur un examen. Sur la base de la réussite de la formation, vous êtes amené à demander la capacité de transport nécessaire à l’exercice de votre activité auprès de la DREAL.

Une capacité de transport différente est à demander selon que vous transportez des personnes, des marchandises, pour un véhicule léger ou lourd, ou pour le transport de personnes à mobilité réduite.

Dès lors que l’entreprise dispose d’une capacité de transport, elle appose une vignette violette sur ses voitures. Elle peut donc embaucher des salariés qui disposent d’un permis de conduire en tant que chauffeur. Chaque conducteur n’a pas besoin de passer lui-même un examen d’obtention de capacité de transport.

Pour les VTC, il y a une véritable différence entre une personne qui dispose d’une carte professionnelle de VTC et celui qui a demandé une capacité de transport. Vous pouvez par exemple détenir la capacité de transport pour votre entreprise, avoir des salariés chauffeurs, mais ne pas avoir à conduire vous-mêmes dans le cadre ce projet entrepreneurial.

La demande d’une capacité de transport est une procédure longue, de la formation jusqu’à l’obtention de votre numéro à apposer sur la vignette de la voiture. C’est la raison pour laquelle nous vous conseillons de vous y prendre à l’avance et d’être accompagné des personnes compétentes dans ce domaine afin de vous garantir un début d’activité les plus prompts. Par ailleurs, la création d’une telle entreprise nécessite des conditions strictes et spécifiques telles que la disposition d’un capital minimum selon votre projet.

Attention, la capacité de transport est un document à renouveler régulièrement.

La flotte professionnelle

Pour de multiples raisons, il est plus que conseillé que les voitures de la société de transport appartiennent au capacitaire, soit à l’entreprise.

En effet, cela permet notamment d’éviter les conflits d’intérêts possibles lorsqu’il y a un usage à la fois personnel et professionnel du même véhicule. Par ailleurs, dans le cas d’une panne, ou tout autre évènement, il est indispensable de garder une certaine indépendance pour maintenir l’activité de la société.

Une flotte professionnelle permet de contrôler l’état d’entretien de chacun des véhicules, de rationaliser les frais en terme de carburants, mais aussi d’assurance. Les compagnies d’assurance disposent en effet d’offres adaptées aux entreprises. Les contrats proposés sont ainsi cohérents en terme d’assurance auto, mais aussi de responsabilité civile. Par ailleurs, si on imagine assez facilement un chauffeur disposer de sa voiture pour un transport inférieur à 9 personnes, c’est une situation moins courante pour un transport nécessitant autre chose qu’une berline.

De nombreuses obligations s’attachent aux véhicules d’un capacitaire de transport. La vignette violette est obligatoire, et permet de contrôler l’obtention des autorisations adéquate pour l’exercice du transport de personne. Par ailleurs, les VTC sont engagés par des conditions de service qui permettent de les différencier des taxis. Ce ne sont pas toujours des obligations, mais elles permettent la fidélisation de la clientèle. Vous avez dans ce domaine certainement en mémoire les bouteilles d’eau fournies par le chauffeur au client, ou encore un état impeccable de la voiture. Ce sont autant d’éléments qui sont facilités lorsque les véhicules sont la propriété de l’entreprise.

Conséquences du statut de salarié des chauffeurs pour le capacitaire

Les salariés de l’entreprise en possession d’une capacité de transports répondent aux conditions suivantes :

• permis de conduire en cours de validité,
• certificat médical attestation de la capacité d’exercer ce métier.

Tous les dommages réalisés par les salariés et les véhicules qu’ils conduisent sont sous la responsabilité de l’entreprise. C’est la raison pour laquelle il est plus qu’indispensable de souscrire à l’assurance adaptée pour se protéger en cas de sinistre sur la route. En conséquence un dégât causé par un des salariés dans le cadre de sa conduite du véhicule professionnel engage la responsabilité de l’employeur, soit le capacitaire de transport.

Le recrutement de salariés pour mener une activité de transport professionnel est conditionné par l’obtention de la capacité de transport. C’est une étape indispensable. La formation obligatoire permet entre autres de garantir aux autorités publiques la connaissance des règlementations spécifiques pour le transport de personnes. Pour une entreprise VTC, la société doit disposer de cette capacité de transport à transmettre à la DREAL pour une demande d’homologation. Dès lors, l’embauche de salarié est possible. Pour les modalités d'une création d’une entreprise de VTC, nous vous invitons à vous rapprocher d’un avocat spécialisé et d’un expert-comptable.