Covid-19 : comment mettre à jour l’arsenal juridique de votre entreprise ?

Alors que le déconfinement de la population a officiellement débuté le 11 mai dernier, les entreprises doivent à présent reprendre progressivement leur activité. 

Nombreux sont les chefs d’entreprises à prendre conscience de l’importance d’avoir un arsenal juridique solide. En effet, beaucoup ont profité de cette période de confinement et du ralentissement de leur activité pour faire un bilan de l’état de santé de leur entreprise. 

Pour d’autres, l’heure de cette reprise ne serait-elle pas le bon moment pour revoir et adapter les documents juridiques de leur société ? Statuts, contrats commerciaux, conditions générales de vente (CGV), etc. sont autant de documents à mettre à jour face aux évolutions du contexte économique, de la loi, des méthodes de travail ou encore des moeurs. 

Quels documents faut-il modifier ? Comment effectuer une telle mise à jour ? 

Maître Camille Mirabel-Chambaud, avocate en droit des affaires, décrypte le sujet pour vous et vous accompagne dans ces procédures afin d’assurer au mieux la reprise et le rebond de votre activité.

1/ La modification des statuts de votre entreprise 

Pendant le confinement, beaucoup de chefs d’entreprises se sont rendus compte que le contenu de leurs statuts n’avait pas permis de faire face efficacement à toutes les contraintes imposées par la situation sanitaire exceptionnelle. 

Certes, les ordonnances du Gouvernement, prises en application de la loi d’urgence sanitaire du 23 mars 2020, sont venues en aide aux entreprises, leur permettant de s’adapter provisoirement à la situation et de trouver des solutions rapidement. Mais ces mesures n’ont pas vocation à perdurer. C’est la raison pour laquelle il est aujourd’hui indispensable de redéfinir vos statuts. 

Cette mise à jour vous permettra par ailleurs de tenir compte de l’éventuelle évolution organisationnelle de votre structure au cours des dernières années, tout comme des évolutions législatives issues des dernières réformes du droit des sociétés. 

Mais concrètement, quels sont les éléments à prendre en compte et à modifier dans vos statuts ?

Tout d’abord, la question de la tenue de vos réunions en assemblée. La période de confinement a en effet totalement bouleversé l’organisation des prises de décisions. 

A l’avenir, il peut être recommandé de prévoir la possibilité de recourir à des moyens de visioconférence ou téléconférence pour les assemblées générales. 

En principe, ce mode de consultation des associés est autorisé à condition que les statuts le prévoient expressément. Or, suite aux nombreuses restrictions de déplacements décidées par le Gouvernement pour lutter contre la propagation du covid-19, de nombreuses entreprises, se sont vues dans l’impossibilité de tenir leur assemblée générale, faute de statuts prévoyants.

Pour y remédier temporairement, le Gouvernement a mis en place un certain nombre de mesures dérogatoires par ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020. La tenue d’une assemblée générale sans la présence physique des associés et en dehors de toute prévision statutaire sera autorisée, sous certaines conditions. 

Mais nous l’avons dit, ces mesures dérogatoires sont temporaires. Il apparaît donc essentiel de modifier vos statuts en ce sens pour éviter toute situation de blocage à l’avenir.

Devront également être définis au sein des statuts, les modalités de tenue des assemblées générales par voie de visioconférence ou téléconférence. Notamment, vous devez préciser que ces moyens doivent permettre l’identification des participants et la transmission d’au moins leur voix et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.Par ailleurs, il peut être utile de prévoir dans vos statuts, si ce n’est pas déjà fait, la possibilité de convoquer les associés aux assemblées générales par tous moyens écrits, y compris par mail. En effet, vous l’avez sans doute remarqué pendant le confinement, la remise en main propre et l’envoi par la poste de la lettre de convocation ne garantissent pas toujours la bonne réception de la convocation. Il est donc important de prévoir un mode de convocation adapté à toutes circonstances. 

En outre, il peut être suggéré de donner dans les statuts le pouvoir de convocation à plusieurs personnes : le dirigeant certes, mais aussi un associé ayant un certain pourcentage des droits de vote. Cela permet de prévenir là encore toute situation de blocage, par exemple si le dirigeant ne peut ou ne veut pas convoquer une assemblée générale. 

De même, si vos chiffres vous obligent à nommer des commissaires aux comptes, il convient d’indiquer dans vos statuts qu’ils sont convoqués aux assemblées générales ou autres réunions dans les mêmes conditions que les associés de la société. N’oubliez pas que le défaut de convocation de vos commissaires aux comptes aux assemblées générales est sanctionné par 2 ans d’emprisonnement et une amende de 30.000 euros.

A ce titre, pensez à tenir compte des nouveaux seuils de la loi Pacte du 22 mai 2019 en matière de nomination des commissaires aux comptes. Peu importe la forme juridique de votre société (SARL, SAS, SA, SCA,…), vous êtes tenu de désigner un commissaire aux comptes si vous remplissez au moins deux des trois critères suivants : 

• montant au bilan de 4 millions d’euros ;
• chiffre d’affaires de 8 millions d’euros ;
• un minimum de 50 salariés.

Enfin, il peut être utile de réécrire votre clause d’exclusion d’associé. Bien souvent, les statuts prévoient que l’associé exclu ne peut pas prendre part au vote sur son exclusion. Or, la jurisprudence ne cesse de rappeler que tout associé a le droit de participer aux décisions collectives et de voter. Si vous êtes concerné, il vous faut donc impérativement modifier votre clause, sous peine de nullité. 

Par conséquent, il est capital de revoir régulièrement  et de modifier si besoin vos statuts. N’attendez pas une période de crise comme celle que nous vivons actuellement pour vous rendre compte de l’obsolescence ou de l’incohérence de certaines de vos clauses statutaires. 

2/ La redéfinition de vos contrats commerciaux 

Pourquoi est-ce important ?

Les relations avec vos partenaires commerciaux ont sans doute été profondément impactées par l’épidémie de covid-19. 

En effet, pour lutter contre la propagation du virus et protéger la population, le Gouvernement a été contraint de prendre d’importantes mesures de restrictions : limitations des déplacements, fermeture des commerces non essentiels, etc. Ainsi, de nombreuses entreprises ont vu leur chiffre d’affaires chuter, leurs commandes diminuer, voire leurs relations commerciales s’arrêter.  

Ceci étant, comme indiqué précédemment, l’heure est à la reprise. Il vous faut à présent repenser à la rédaction de certains de vos contrats (contrat de vente, de prestation de services, de prestation informatique, de distribution, de sous-traitance, etc) et de leurs clauses. 

D’autant plus que certains d’entre vous ont peut être été tentés d’établir leurs contrats sur la base de modèles trouvés sur Internet. Or, très souvent, ces contrats-types ne sont absolument pas adaptés à votre activité, à votre structure, etc. 

C’est donc aussi le moment de remédier à cela et d’avoir des contrats adaptés à votre activité commerciale en cours. 

Quelles sont les solutions ?

Recourir aux mesures exceptionnelles

Les ordonnances du Gouvernement ont mis en place des dispositifs exceptionnels à destination des cocontractants dans certains contrats d’affaires. 

Parmi les mesures prévues, il a institué des modalités de report des délais en matière contractuelle, notamment : 

• Le report et/ou la suspension des clauses contractuelles qui ont pour objet de sanctionner l’inexécution d’une obligation et qui interviendraient entre le 12 mars 2020 et 1 mois après la période d’urgence sanitaire, soit le 10 août 2020 (date provisoire si l’état d’urgence venait à être renouvelé). Il s’agit principalement des astreintes, des clauses pénales, des clauses résolutoires et des clauses prévoyant une déchéance.
• Le report des délais de résiliation et de renouvellement qui interviendraient entre le 12 mars 2020 et 3 mois après la période d’urgence sanitaire, soit le 10 octobre 2020.

Aussi, le Gouvernement a aménagé les conditions financières de résolution de certains contrats de voyages touristiques et de séjours face à l’épidémie de covid-19. Concrètement, en cas d’annulation du voyage ou du séjour, le professionnel peut proposer à ses clients, à la place du remboursement immédiat et pour une période déterminée et limitée dans le temps, un avoir. Il doit alors lui faire parvenir une nouvelle prestation, qui doit déboucher sur un nouveau contrat.

Par ailleurs, le Gouvernement a paralysé toutes sanctions en cas de non-paiement par certaines entreprises de leurs loyers commerciaux en raison de l’épidémie de covid-19.

Vous l’aurez compris, il s’agit de mesures provisoires permettant aux entreprises de maintenir leur trésorerie face aux conséquences économiques et financières de la crise sanitaire. En parallèle, si vous rencontrez des difficultés dans l’exécution de vos obligations contractuelles, vous pouvez tout à fait recourir à des solutions qui existaient déjà, comme la force majeure. 

Recourir à des mesures classiques

L’invocation de la force majeure

Pour rappel, la force majeure est, selon l’article 1218 du code civil un évènement empêchant l’exécution de son obligation par le débiteur et qui est : 

• extérieur : il échappe au contrôle du débiteur ; 
• imprévisible : il ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et ;
• irrésistible : ses effets ne pouvaient être évités par la mise en place de mesures appropriées.

Si l'événement est qualifié de force majeure, il peut entraîner la suspension du contrat si l'empêchement est temporaire ou bien la résolution du contrat si l’empêchement est définitif.

Or, la question que tous les praticiens se posent aujourd’hui est la suivante : l’épidémie de covid-19 sera t-elle qualifiée d'événement de force majeure ? Une telle qualification permettrait à ceux qui ne peuvent plus honorer leurs engagements contractuels, compte tenu du contexte sanitaire actuel, de mettre fin au contrat sans risquer de mettre en jeu leur responsabilité. 

L’épidémie de covid-19 est bien un évènement extérieur car échappe au contrôle de l’entreprise et est indépendant de sa volonté. C’est a priori un événement imprévisible si le contrat a été signé avant le 29 février 2020, date de la déclaration officielle de l’épidémie de covid-19 en France. L’épidémie de covid-19 pourrait aussi être considérée comme irrésistible à condition qu’elle rende l’exécution du contrat matériellement impossible et non pas seulement plus onéreuse ou plus compliquée. C’est le cas pour les entreprises qui ne peuvent plus délivrer de prestations compte tenu des mesures restrictives mises en place. 

En réalité, tout dépendra de l’appréciation qu’en feront les tribunaux, lorsqu’ils rendront leurs prochaines décisions. 

Ceci étant, compte tenu des proportions du débat actuel sur la question de la qualification de force majeure, vous avez tout intérêt à modifier vos différents contrats et y insérer une clause de force majeure, si ce n’est pas déjà fait. Vous comprenez alors son importance : en cas d’évènement exceptionnel, elle peut vous protéger en vous exonérant de votre responsabilité de principe. 

Afin d’avoir une clause de force majeure complète, il vous faudra définir les différents cas de force majeure (épidémie, pandémie...), les conditions dans lesquelles elle s’applique, les conséquences qu’elle entraîne, etc. Il vous appartiendra ensuite de démontrer à votre cocontractant et au juge que les conditions d’application de votre clause de force majeure sont réunies. 

Ceci étant, si vous êtes dans une optique de poursuivre le contrat avec votre partenaire commercial, vous pouvez lui demander une renégociation des termes du contrat en invoquant la révision pour imprévision.

L'invocation de la révision pour imprévision

La révision pour imprévision, prévue à l’article 1195 du code civil, est un fondement juridique permettant à l’une des parties de demander la renégociation du contrat. Pour cela, deux conditions doivent être réunies :

• il faut qu’il y ait eu un changement de circonstances imprévisible lors de la conclusion du contrat ;
• il faut que ce changement rende l’exécution du contrat excessivement onéreuse pour la partie qui en demande la renégociation : l’exécution de l’obligation n’est pas impossible mais seulement plus difficile.

La renégociation du contrat doit d’abord être demandée à votre cocontractant. Si les parties ne parviennent pas à un accord, il peut être demandé au juge d’adapter le contrat ou d’y mettre fin.

Vous noterez que le changement de circonstances doit être imprévisible. Cela relève de l’appréciation souveraine du juge, tout comme le caractère excessivement onéreux de l’exécution du contrat. 

Donc, à la question de savoir si l’épidémie de covid-19 peut justifier la renégociation du contrat sur le fondement de la révision pour imprévision, tout dépendra encore de l’appréciation qu’en feront les tribunaux. 

En tout état de cause, comme indiqué précédemment, il est fortement recommandé d’insérer dans vos différents contrats une clause de révision pour imprévision et de fixer les conditions de sa mise en œuvre et les effets qu’elle produit. 

A noter : Le fondement de la révision pour imprévision ne peut a priori s’appliquer que si votre contrat a été conclu après l’entrée en vigueur de la réforme du droit des contrats, soit après le 1er octobre 2016.

La mise à jour de vos CGV

Il est courant de dire que les conditions générales de vente ou CGV constituent le socle des relations commerciales. Ce document permet en effet de fixer un cadre juridique à vos relations avec vos clients professionnels ou consommateurs. L’objectif est alors de limiter tout risque de conflit ultérieur avec vos clients et donc de vous protéger. 

Il est important de revoir et de réécrire vos CGV pour au moins deux raisons. 

Tout d’abord, comme certains, vous avez peut-être établi vos CGV sur la base d’un modèle que vous avez trouvé en quelques clics sur Internet. Cette pratique est assez courante car fait économiser du temps et de l’argent. Pourtant, c’est une grave erreur ! En effet, si vous avez copié-collé celles de vos concurrents, vous risquez d’être poursuivi en justice pour parasitisme économique. De plus, il est indispensable d’avoir des CGV personnalisées, c’est-à-dire adaptées à votre structure, à votre activité et à vos clients. 

Ensuite, comme indiqué précédemment, l’épidémie de covid-19 a fait évoluer non seulement la loi mais également les pratiques et les moeurs. Pour cette raison, il est essentiel d’adapter votre politique commerciale dans vos CGV à la situation actuelle et aux dernières réformes. Pensez à modifier ou à insérer par exemple les clauses portant sur :

• Les conditions de règlement, notamment les délais de paiement et pénalités de retard ;
• Les modalités de livraison ;
• Les conditions de remboursement et de retour ;
• Les cas de force majeure ;
• Les conditions de résiliation du contrat ;
• Les données personnelles (RGPD).

Vous l’aurez compris, l'épidémie de covid-19 vous contraint à revoir votre arsenal juridique (contrats, CGV, statuts). En effet, ce sont souvent les situations de crises qui révèlent des documents inadaptés et donc dangereux pour l'entreprise.

Avocate en droit des affaires, je peux vous conseiller dans la redéfinition de vos engagements contractuels afin que ceux-ci soient adaptées à votre activité et à votre entreprise. Je peux également vous assister dans la rédaction des différentes clauses de vos statuts, contrats et CGV.