Domiciliation d'entreprise en ligne, comment procéder ?

Entreprise : zoom sur la procédure de domiciliation ! Dans le cadre de la création d'une SAS, SARL ou toute autre forme juridique d'entreprise, vous vous interrogez sur sa future domiciliation ? Dans cet article, nous vous proposons de faire le tour des démarches de domiciliation à mener lorsqu'on crée son entreprise.

Avant tout, il serait bien de faire remarquer qu’il existe une différence entre le lieu d’exercice d’une activité et la domiciliation d’une entreprise. On appelle domiciliation d’entreprise, l’adresse fiscale et administrative qui se trouve sur les documents laissés auprès du Centre des Formalités des Entreprises (CFE) ou du répertoire des métiers (RM) pour les artisans. C’est cette adresse qui détermine le ressort juridique : tribunal de commerce ou tribunal d’instance ou de grande instance dont dépend la structure. Il existe plusieurs possibilités pour choisir cette adresse qu'il est essentiel de définir lors de l'immatriculation de la SCI, la SARL ou la SAS que vous créez.

Propriétaire ou locataire du local utilisé : quelles démarches à faire ?

Il est légal et possible d’ériger le siège social d’une société dans un local personnel. Il faut comprendre par-là, que l’entrepreneur loue ainsi une portion de son domicile à son entreprise. Et ce bail doit respecter des critères bien déterminés. Il faut d’abord vérifier que l’exercice d’une activité professionnelle est possible dans ce logement et garder à l’esprit que l’autorisation de domiciliation d’entreprise n’est pas forcément valable pour l’exercice de l’activité.

En effet, lorsque l’on est propriétaire et que l’on ne veut pas avoir recours à une société de domiciliation, il est impérieux de vérifier que le règlement de copropriété permet cet état de fait et d’en informer la copropriété le cas échéant. Cela facilitera sans doute, les relations et pourrait fournir des clients à l’entreprise sans démarchage commercial. À contrario, pour le locataire, c’est le contrat de bail qui fait office de référence. Le bailleur pourrait y avoir défini des limitations ou des exigences précises, en fonction des dispositions de sa copropriété. De même, il est nécessaire de vérifier la règlementation locale à ce propos.

En outre, il n’est pas admis de louer totalement son logement d’habitation à sa structure. Cela changerait ce à quoi le logement était destiné. Pour installer son activité dans son domicile personnel, il faut définir la surface dédiée aux activités de la société. Indubitablement, cette surface doit être en cohérence avec l’activité de l’entreprise. Pour les professions libérales, les besoins en espace sont moins importants que pour un métier de services à domicile qui peut nécessiter d’entreposer du matériel.

Bon à savoir : Comme pour toute société, la domiciliation de l'association est obligatoire.

Au sein d’une pépinière d’entreprise ou d’une société de domiciliation ?

Afin de réduire les coûts, un dirigeant peut choisir de rejoindre une pépinière, où il partage avec plusieurs autres organismes un même local et bénéficie de renseignements juridiques liés à l'entreprise. Cette solution se révèle bénéfique notamment pour les structures naissantes, telle que les entreprises unipersonnelles, EURL, auto-entreprises ou SASU, pour qui cette domiciliation offre plusieurs avantages.

La pépinière permet à un entrepreneur d’être accompagné dans ses démarches avec des prestations variées telles qu'une aide au projet de statut pour une SASU ou encore les formalités de créations pour une CSI. Il peut aussi profiter d’équipements comme des salles de réunion et de services mutualisés comme la réception des clients ou celle du courrier.

Par ailleurs, une entreprise peut aussi choisir de faire appel aux services d’une société de domiciliation. Celle-ci doit être préalablement agréée par le préfet du département (ou le préfet de police à Paris) puis procéder aux démarches d'immatriculation des entreprises. Celle-ci permet à l’entrepreneur de profiter d’un siège social dont l’adresse est souvent valorisante ainsi que d’une adresse postale, commerciale et administrative. C'est également une pratique qui concerne en majorité les entreprises unipersonnelles. Cela comprend une réception et gestion des courriers et colis, la mise à disposition de locaux pour toute réunion, la réception des clients et autres services pouvant être associés (juridique, comptable, etc.). Cette domiciliation a cependant un prix, qu'il faut ajouter au coût de création pour les EURL et SASU.

Enfin, il peut arriver qu’un établissement soit domicilié dans les locaux d’une entreprise tierce. L'entreprise fait alors signer un contrat de domiciliation à la SCI. S’il s’agit d’une firme et de ses filiales, un contrat avec une société de domiciliation n’est dans ce cas pas obligatoire. Néanmoins, si cette dernière n’est pas propriétaire des locaux où elle exerce, il faudra en amont qu’elle fasse la demande d’accord écrite de son bailleur.