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Siège social d’une entreprise : définition et fonctionnement

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Amélie Gautier
Écrit par Amélie Gautier
Diplômée d'un Master II en droit des affaires de l'Université de Versailles Saint-Quentin-en Yvelines, Amélie est responsable du contenu juridique de Captain Contrat depuis 2017.
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Le siège social désigne le domicile juridique de l’entreprise. Le siège social permet de déterminer la nationalité de l’entreprise, la loi applicable en cas de conflit et de définir le tribunal compétent. Une entreprise n’a qu’un seul siège social et chaque entreprise doit en posséder un car il indique l’emplacement géographique de la société. C’est son adresse administrative. Le siège social doit obligatoirement être mentionné dans les statuts, sur les factures, les courriers et sur le Kbis. C’est au siège social que les associés vont se réunir pour les assemblées générales car c’est le siège des décisions.

Cependant, le siège social peut également n’être qu’une simple « boîte-aux-lettres ». Plusieurs options sont offertes à l’entreprise pour fixer son siège social : chez le représentant de la société, dans un local commercial, dans un centre d’affaires, etc.

Attention : Il ne faut pas confondre le siège social avec les établissements ou les lieux d’exploitation de l’entreprise. L’établissement rattaché à l’activité de l’entreprise peut tout à fait être à une autre adresse tout comme les établissements secondaires. Cependant, rien n’interdit que l’activité soit également réalisée au siège social de l’entreprise.

 

 

Les obligations légales liées au siège social d’une entreprise

 

La déclaration du domicile juridique au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) du Greffe du Tribunal de commerce est obligatoire lors de l’immatriculation de l’entreprise ou pour un changement d’adresse au cours de la vie de l’entreprise, c’est-à-dire lors d’un transfert de siège social. Il faut un justificatif de la jouissance de l’endroit. De même si le siège social est au domicile personnel du gérant, certains documents supplémentaires doivent être fournis tels qu’un justificatif de domicile datant de moins de 3 mois.

 

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Choisir le siège social d’une entreprise

 

Le dirigeant dispose d'un choix très large pour installer le siège social de son entreprise, mais ce choix dépend aussi de la situation de la société.Tout d’abord, l’entreprise peut être propriétaire du lieu du siège social en acquérant le bien. Dans ce cas, le siège social est à l’actif du bilan. L’entreprise peut aussi louer un local commercial, ce qui permet de choisir des locaux totalement adaptés à l’entreprise. Cependant, c’est la solution la moins avantageuse car elle est la plus coûteuse en raison du fait que les baux commerciaux sont souvent élevés et peut être inadaptée au moment de lancer une entreprise si elle n’a pas beaucoup de fonds. Toutefois, si l’activité est exercée au siège social et qu’il doit accueillir des clients, il est recommandé de passer par un local commercial.

Il est également possible de choisir une domiciliation du siège social. Pour cela, l’entreprise peut passer soit par une entreprise de domiciliation commerciale soit choisir le domicile du représentant légal de la société. Si la société opte pour l’entreprise de domiciliation, cette dernière doit obligatoirement avoir un agrément préfectoral. L’entreprise de domiciliation va fournir une adresse administrative, mais aussi la possibilité d'avoir des services supplémentaires comme du matériel mis à disposition. La domiciliation commerciale permet d’obtenir une adresse de siège social située dans un centre d’affaires et dans des quartiers dynamiques et prestigieux.

Il est possible de fixer le siège social de l’entreprise au domicile du dirigeant sauf si son bail ou les règles de copropriété l’interdisent. Placer le siège social chez le dirigeant permet d’éviter les démarches de transfert de siège si l'entreprise change plusieurs fois de local au cours de sa vie sociale. Cela peut être notamment le cas pour une entreprise connaissant une forte croissance. De plus, si le siège social n’accueille aucune clientèle et que les activités ne sont pas réalisées dans ses lieux, il est plus simple de fixer le siège social au domicile personnel du représentant de la société.

A noter : Il n’est pas possible de fixer le siège social de l’entreprise au domicile d’un associé s’il n’est pas également le dirigeant de la société.

Il existe aussi la possibilité de choisir une pépinière d’entreprises. Cette situation permet de bénéficier d’infrastructures importantes comme des salles de réunion, des bureaux, du matériel fourni, un lieu de restauration, etc. tout en payant un loyer abordable. Cette pépinière d'entreprises aura pour avantage de constituer un lieu de rencontres, permettant de trouver des futurs collaborateurs, partenaires ou clients. Cependant, il faut avoir en tête que cette situation est judicieuse pour le lancement de l'entreprise, mais pas pour toute sa vie.

Il arrive également que des entreprises mettent à la disposition d’autres entreprises des locaux afin d’y installer leur siège social.

 

L’influence du lieu du siège social de l’entreprise

 

En dehors du fait que le siège social donne la nationalité de l’entreprise et le juge compétent, il a aussi des implications d'ordre fiscales importantes comme la contribution économique territoriale.

De plus, le siège social représente aussi l’image de l’entreprise et doit y correspondre.

Certaines réglementations sont à respecter selon l’activité et l’accueille de personnes au sein des locaux. L'accessibilité des lieux doit être prévue si l’entreprise reçoit des clients au siège.

Si l’activité de l’entreprise est exercée au sein du siège social, il faut bien vérifier que l’activité puisse réellement être exercée dans les locaux du siège social.

 

Le changement de siège social d’une entreprise

 

Il peut arriver que l’entreprise doive changer de siège social. Comme il peut arriver qu'une auto-entreprise change d'adresse de domiciliation. Cela arrive notamment lorsque le siège social était fixé au domicile du représentant et que ce dernier est remplacé ou lorsque le bail commercial est arrivé à terme, ou bien à cause de la croissance de la société, ou pour un changement d’image, ou encore pour avoir des charges moins élevées, etc.

Pour changer de siège social, il est nécessaire de convoquer les associés et de prendre une décision collective de transfert de siège social dans un procès-verbal ainsi que de procéder à une modification des statuts. Il faut ensuite enregistrer la formalité au Greffe du Tribunal de commerce.

Pour les entreprises qui changent de siège social pour un siège étranger, il faut passer par la dissolution de la société couplé par une création de société étrangère.

Captain Contrat est présent pour vous accompagner dans tous vos transferts de siège social. Un professionnel pourra vous accompagner dans le choix d’un siège social pour que celui-ci soit réellement adapté à votre situation. Nous vous proposons toujours une solution adéquate qui correspond à vos attentes et nous remplissons les formalités de transfert de siège social pour vous.

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