La note de crédit : définition et fonctionnement

Le droit français interdit la suppression d’une facture pour permettre à l’administration fiscale d’effectuer un contrôle. Ainsi, l’intérêt de la note de crédit est qu’elle permet d’apporter une rectification à une facture comportant une erreur de prix. Elle est plus connue sous l’appellation d’« avoir ». Son contenu doit respecter certaines principes pour lesquels nous vous présentons quelques conseils. Captain Contrat revient avec vous sur la définition et le fonctionnement de ce document.

Définition et rôle d’une note de crédit

La facture est un document émis par un entrepreneur, un commerçant ou un prestataire de services faisant état d’une prestation ou de la vente d’un bien ou d’un service qui doit faire l’objet d’un règlement. La facture émise constitue une demande de paiement. Elle est une preuve pour exiger un paiement de la part d’un débiteur.

La note de crédit correspond à la reconnaissance d’une erreur ou d’une modification de la facture initiale. Il ne s'agit pas d'une facture non payée, puisqu'en l’occurrence, une note de crédit indique que le créancier a eu trop perçu. Le montant de la facture doit ainsi être revu à la baisse. Par exemple, un tel document peut être émis si un client a effectué un achat et a réglé un montant trop élevé. Ce dernier peut alors obtenir un bon à faire valoir ou un remboursement du montant injustement payé.

Au contraire, la note de débit permet à un créancier de faire valoir un restant dû ou de rappeler sa dette à un débiteur. Celle-ci peut être émise lors :

• d’une erreur ou d’un oubli de facturation ;
• de la réclamation de frais supplémentaires non comptabilisés dans une facture ;
• d’intérêts de retard ;
• d’une erreur de saisie du taux de TVA portant sur les biens et les services.

Quelles sont les mentions légales obligatoires ?

Il n’existe pas de modèle type. L’entrepreneur, le commerçant ou le prestataire de services doit veiller à établir une note de crédit comprenant certaines informations :

• la mention : « note de crédit » ;
• le nom et l’adresse du débiteur ;
• le nom et l’adresse du créancier ;
• la référence de la facture à modifier ;
• le montant à créditer ;
• dans le cas échéant, les informations relatives à la TVA.

Ces informations permettront de faciliter le traitement comptable de la note de crédit. Par parallélisme avec la facture, il est conseillé de veiller à bien numéroter les notes de crédits, dans un but fiscal.

Dans quels cas avoir recours à la note de crédit ?

Les hypothèses sont nombreuses. Il est possible d’y recourir dès lors qu’une erreur est constatée en la défaveur du payeur.
Parmi les cas envisageables :

• l’annulation d’une facture déjà réglée : en droit commercial, un client bénéficie toujours d’un délai de rétractation. C’est l’esprit de la formule publicitaire « satisfait ou remboursé » ;
• la ristourne : il s’agit d’un rabais motivé par un geste commercial ;
• l’erreur dans l’émission de la facture : une mauvaise saisie peut induire un montant à régler erroné ;
• le retard de livraison : c’est susceptible d’entraîner une réduction du montant total ;
• le retour de la marchandise par le client entraînant une modification de facture : la marchandise peut être endommagée ou incomplète.

Le créancier peut procéder au remboursement en numéraire de la différence entre le montant facturé et le montant payé. Il peut être émettre un bon à faire valoir pour une prochaine facturation. Il s’agit d’un versement négatif.

Comment comptabiliser la note de crédit ?

Le principe est que la note de crédit doit apparaître dans la comptabilité de l’entreprise. Elle doit être inscrite dans le bilan comptable de la société, au plus tard, à la clôture de l’exercice comptable. L’écriture comptable devra faire figurer la mention suivante : « note de crédit à recevoir ».

La comptabilisation de la note de crédit a trois incidences :

• la diminution du montant de la créance ;
• la réduction du montant des ventes et marchandises ;
• la diminution du montant de la TVA sur les ventes.

La note de crédit est un document pratique et courant. Elle permet d’apporter une modification au montant d’une facture, à la baisse. Captain Contrat vous accompagne pour vous faciliter vos démarches administratives et comptables. Vous pourrez bénéficier d’une bibliothèque de documents, ainsi que des conseils d’un juriste spécialisé.