Guichet unique des formalités d’entreprise : le guide pour tout comprendre

Le 1er janvier 2023, le Guichet unique a remplacé les 6 centres de formalités des entreprises (CFE) existants. Les entrepreneurs doivent obligatoirement déclarer leurs formalités de création, modification et cessation d’activité sur ce portail.

Découvrez dans ce guide le contexte de la mise en place de cette mesure phare de la loi PACTE, mais aussi le rôle et le fonctionnement de cette nouvelle plateforme opérée par l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI).

Guichet unique : contexte de la création par la loi PACTE 

Avant la loi PACTE : le système des centres de formalités

Les centres de formalités des entreprises (CFE) permettent aux créateurs et entrepreneurs d’effectuer les déclarations relatives à la création de leur société, aux modifications de situation et à la cessation de leur activité. 

Les 7 réseaux de CFE initiaux

5 réseaux de CFE ont été créés par le décret n°81-257 du 18 mars 1981 : 

• Les Chambres de Commerce et d'Industrie (CCI) ;
• Les Chambres des métiers ;
• Les greffes des tribunaux de commerce ;
• Les Unions de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales (URSSAF) ;
• Les centres des impôts.

2 autres CFE ont été mis en place par la suite :

• La Chambre nationale de la batellerie artisanale (CNBA) par le décret du 8 juin 1990 ;
• Les Chambres d’agriculture par le décret du 19 juillet 1996, complété par celui du 27 avril 1998.
  

Les missions des 6 centres de formalités des entreprises

La loi n° 94-126 du 11 février 1994 a posé le cadre d’action des CFE : « L'obligation pour une entreprise de déclarer sa création, la modification de sa situation ou la cessation de ses activités auprès d'une administration, personne ou organisme visés à l'article 1er est légalement satisfaite par le dépôt d'un seul dossier comportant les diverses déclarations que ladite entreprise est tenue de remettre aux administrations, personnes ou organismes visés à l'article 1er.

Ce dossier unique est déposé auprès d'un organisme désigné à cet effet, dans des conditions définies par décret en Conseil d'Etat, et vaut déclaration près du destinataire dès lors qu'il est régulier et complet à l'égard de celui-ci. »

Leurs missions étaient délimitées par les articles R. 123-1 et suivants du Code de commerce : 

• Mettre à disposition des déclarations une documentation sur les obligations des centres et les éléments que doit contenir le dossier de déclaration ;
• Recevoir les formulaires accompagnés des pièces justificatives ;
• Délivrer un récépissé ;
• Assurer un contrôle de complétude du dossier ;
• Informer le déclarant sur le dossier est incomplet ;
• Transmettre le dossier aux organismes destinataires des formalités.
  

Ce système générait des frais de fonctionnement, des difficultés d’organisation et de gestion pour l’État, mais aussi un frein potentiel pour les entrepreneurs.

Le gouvernement a souhaité poursuivre un objectif de simplification de la création et du développement des entreprises en substituant aux CFE un guichet unique des formalités des entreprises.

Après la loi PACTE : la création du guichet unique des formalités 

La loi n° 2019-486 du 22 mai 2019 relative à la croissance et la transformation des entreprises ou loi PACTE est un vaste chantier législatif de 145 mesures. Le premier article de cette loi a réformé les CFE et a donné lieu à l’article L. 123-33 du Code de commerce. Les alinéas 1 et 2 de ce texte pose le nouveau cadre des déclarations des formalités :

« À l'exception des procédures et formalités nécessaires à l'accès aux activités réglementées et à l'exercice de celles-ci, toute entreprise se conforme à l'obligation de déclarer sa création, la modification de sa situation ou la cessation de ses activités auprès d'une administration, d'une personne ou d'un organisme mentionnés à l'article L. 123-32 par le dépôt d'un seul dossier comportant les déclarations qu'elle est tenue d'effectuer.

Ce dossier est déposé par voie électronique auprès d'un organisme unique désigné à cet effet. Ce dépôt vaut déclaration auprès du destinataire dès lors que le dossier est régulier et complet à l'égard de celui-ci. »

Guichet unique : deux objectifs, la simplification et l’assistance 

Avec la mise en place du guichet unique, le gouvernement a cherché à atteindre deux buts : la simplification et l’assistance.

La simplification 

Ce tableau fait un état des lieux du déroulé de la procédure avant et après la loi PACTE pour la déclaration d’une formalité. 

L’assistance 

Le guichet unique propose également des outils gratuits d’assistance pour remplir ses formalités : 

• Les bulles d’aide : elles rappellent toutes les informations et pièces justificatives à fournir.
• Un chatbot : dans cette fenêtre de conversation, le déclarant peut poser des questions sur le fonctionnement du Guichet unique ou des informations d’ordre général à propos des formalités elles-mêmes.
• Une ligne téléphonique : elle permet aussi de solliciter des informations sur le fonctionnement du Guichet unique ou sur les formalités elles-mêmes, directement auprès de l’INPI. Le service est disponible de 9h à 18h, durant les jours ouvrés au +33 (0)1 56 65 89 98.
• Une messagerie électronique : le déclarant peut envoyer des questions via le formulaire de contact : www.inpi.fr/contactez-nous.
  

Quel est le rôle du guichet unique des formalités des entreprises ?

Le guichet unique est un portail internet sécurisé. Il permet aux déclarants d’effectuer l’ensemble des formalités en ligne pour : 

• Créer leur entreprise (immatriculation ou la déclaration de début d’activité) ;
• Faire évoluer leur entreprise (modifications relatives à l’établissement, à l’activité, changement concernant le chef d’une entreprise individuelle ou les dirigeants d’une société) ;
• Cesser une activité (temporairement ou définitivement) ;
• Effectuer le dépôt des comptes annuels.
  

Pour rappel, les formalités d’entreprise sont une obligation juridique. Elles confèrent une existence légale à une entreprise domiciliée en France ou étrangère souhaitant exercer une activité en France. 

Elles permettent d’informer les administrations compétentes des étapes de la vie de l’entreprise : services fiscaux, INSEE, URSSAF.

Les formalités sur le site du guichet unique comprennent :

• Les données fournies par le déclarant au guichet unique ;
• Les pièces justificatives ;
• Le règlement de certaines taxes au tribunal de commerce ou à la Chambre des Métiers et de l’Artisanat.

Guichet unique : une création et une gestion simplifiée des formalités

Les avantages du Guichet unique

Cette plateforme présente plusieurs avantages : 

• L’accès facilité aux formalités de création, modification et cessation d’activités ;
• Le suivi des formalités grâce à des tableaux de bord ;
• La possibilité de renseigner et transmettre les pièces demandées par les organismes compétents ;
• Une visibilité sur l’état d’avancement du traitement de la demande.

Guichet unique ou Urssaf ? Guichet unique ou Infogreffe ? 

Le site du guichet unique remplace les sites internet des CFE suivants : l’autoentrepreneur.fr, CFE-ursaff.fr et la rubrique création sur Infogreffe. 

Comment fonctionne le guichet unique des entreprises ?

Guichet unique : un déploiement de ce nouveau site en 3 étapes 

Le site web du guichet unique est déjà accessible à l’adresse suivante : www.formalités.entreprises.gouv.fr (anciennement www.guichet-entreprises.fr).

Il a été déployé en 3 phases : 

• Le 1er juillet 2021, le site a pu être utilisé par les professionnels mandatés pour effectuer des formalités pour le compte de leurs clients ;
• Le 1er janvier 2022, le site a été ouvert aux créateurs et entrepreneurs, sans distinction de leur forme juridique ;
• Le 1er janvier 2023, l’utilisation du guichet unique sera obligatoire pour tous les déclarants souhaitant effectuer des formalités. 
  

Qui gère le guichet unique ?

L’INPI (l'Institut National de la Propriété Industrielle) est un organisme public dont la mission principale est d’agir en faveur du développement économique par ses actions de valorisation de l’innovation.

Quel est le rôle principal de l'INPI ?

Il procède principalement à l’enregistrement et la délivrance des titres de propriété industrielle (brevets, marques, dessins et modèles, enveloppes Soleau). 

Quelles sont les autres attributions de l'INPI ?

La loi PACTE a conféré deux nouvelles attributions à l’INPI : la création du guichet unique (art.1) et la tenue du registre national des entreprises (art.2). Le décret n° 2020-946 du 30 juillet 2020 a désigné l’INPI comme opérateur et gestionnaire du guichet unique électronique pour gérer les services informatiques relatifs aux formalités des entreprises.

Guichet unique : comment s'inscrire et remplir ses formalités ?

Le guichet unique facilite les e-procédures. Découvrez pas à pas comment vous inscrire et débuter la constitution de votre dossier :

👉 Étape n°1 : l’inscription s’effectue directement sur le site du guichet unique : https://procedures.inpi.fr/?/. Vous devez créer un nouveau compte ou vous connecter avec un compte France Connect.

👉 Étape n°2 : depuis votre espace, cliquez sur le bouton “Déclarer une formalité d’entreprise” dans le bloc bleu Entreprise.

👉 Étape n°3 : optez pour “Création d’entreprise” ou “Modification ou cessation d’entreprise”.

👉 Étape n°4 : remplir le formulaire unique pour déclarer sa formalité.

👉 Étape n°5 : vérifiez le récapitulatif des données remplies et validez la formalité. 

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Guichet unique : quelles sont les étapes de traitement d’un dossier ?

Voici les étapes principales de traitement d'un dossier envoyé au guichet unique.

Première étape : la transmission du dossier aux organismes compétents

Le guichet unique transmet le dossier du déclarant aux organismes compétents : 

• Les greffes pour les activités commerciales et sociétés françaises ;
• Les Chambres de Métiers et d’Artisanat (CMA) pour les activités artisanales et de batellerie ;
• Les Mutualités sociales agricoles (MSA) pour les activités agricoles ;
• La Direction générale des Finances publiques (DGFIP) pour les entreprises étrangères ;
• Les URSSAF pour les activités libérales en nom propre.
  
  

Deuxième étape : la transmission du dossier à l'INSSE

Le dossier est transmis à l’INSEE. Il délivre notamment le code APE (activité principale exercée) qui permet d’identifier la branche d’activité de la société.

Troisième étape : la transmission du dossier au Registre National des Entreprises

Les données des formalités sont transmises au Registre National des Entreprises (RNE).

Depuis le 1er janvier 2023, ce registre est venu se substituer aux autres registres d'entreprises tels que :

• Le Registre du Commerce et des Sociétés pour les activités commerciales ;
• Le Registre des Métiers (RM) pour les activités artisanales ;
• Le Registre des Actifs Agricoles (RAA) et le Registre de l'Agriculture (RA) pour les activités agricoles.

Quels sont les impacts de la loi PACTE sur les formalités des entrepreneurs ?

La loi PACTE a réformé le système des déclarations des formalités en substituant aux 6 CFE, le portail internet du guichet unique.

À partir du 1er janvier 2023, le guichet unique sera la seule voie d’entrée pour effectuer une formalité. La dématérialisation de ces procédures répond à un objectif de simplification.

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En résumé

• La loi PACTE a créé le guichet unique pour simplifier la procédure de déclaration des formalités de création d’entreprise, de modification et de cessation d’activité.
• Les formalités d’entreprise sont une obligation juridique. Elles confèrent une existence légale à une entreprise domiciliée en France ou étrangère souhaitant exercer une activité en France.
• Le guichet unique est une plateforme mettant en relation les déclarants et les organismes compétents pour traiter des formalités.
• Le guichet unique ne propose pas d’accompagnement sur les questions juridiques de fond : le choix de la forme juridique, la rédaction des statuts, les régimes fiscaux et sociaux applicables.