Créer son agence événementielle : les étapes clés

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Vous avez l’ambition et le talent pour lancer votre propre entreprise d’évènementielle. La gestion de projet et l’organisation de soirées, team building ou mariages n’ont aucun secret pour vous. Cette année est sans doute celle qui vous mènera vers le succès entrepreneurial. Avant de vous mettre à l’eau, étudiez votre projet dans ses objectifs, mais aussi ses contraintes. La prise en compte des facteurs que vous rencontrerez durant votre aventure sera la clef de votre succès.

Pour aller plus loin : vous souhaitez vous lancer dans le secteur du tourisme, hébergement de personne, créer votre agence de voyage, etc. ? Découvrez l'article de Me Ouazan-Bouhours et ses conseils pour vous lancer en tant que professionnel du tourisme.

Au sommaire de cet article :

Bien choisir votre spécialité dans l'évènementiel
Les étapes préliminaires à ne pas manquer : business plan, étude de marché...
Choisir un nom et le protéger
Choisir votre statut juridique

Bien choisir votre spécialité dans l'évènementiel

Rappelons-le : dans la pratique, une société d’évènementielle va accompagner ses clients dans l’organisation de ses rendez-vous et des moments forts qui demandent une logistique et des ressources que le client n’a pas l’habitude de gérer.

Une entreprise d’évènementielle est capable de travailler avec plusieurs interlocuteurs à la fois et porte une grande responsabilité. La cible peut à la fois être B2B (Business to Business) pour les opérations de team building ou les colloques, et B2C (Business to Consumer) pour l’organisation de mariage et de grandes fêtes de famille. Ce qui veut dire que différentes règlementations s'appliquent si vous décidez de servir ces deux types de clientèles.

A moins que vous ne fassiez le choix de vous spécialiser ?

Se choisir une spécialité ou un domaine spécifique pour exercer ne veut pas dire que vous allez vous fermer des portes. Vous aurez besoin de vous poser cette question pour trouver le positionnement à avoir sur un marché concurrentiel. En trouvant votre singularité et votre valeur ajoutée, vous optimiserez vos chances d’attirer l’attention de vos clients potentiels et de les fidéliser. C’est la raison pour laquelle des agences choisissent de se "vendre", non pas en tant qu’entreprise évènementielle, mais en tant que spécialiste du team building ou en wedding planner (organisateur de mariage).

Cette question n'est pas anodine, car elle a des impacts juridiques : lors de vos réflexions, pensez à identifier les autorisations obligatoires dont vous devrez disposer pour l’exercice de votre activité. En effet, la vente d’alcool est réglementée, de même que certaines activités touristiques (guide de tourisme, etc.).

Les étapes préliminaires à ne pas manquer : étude de marché, business plan, etc.

Avant de finaliser la création de votre entreprise, qui vous permettra d’émettre des factures, vous devez suivre plusieurs étapes préparatoires. Ce n’est jamais une perte de temps, car ces préparations et prévisions que vous faites en amont assureront le développement de votre société. Gardez en tête que, même si vous êtes entrepreneur individuel, vous vous engagez auprès de tiers : clients, fournisseurs, prestataires… et il s'agit de ne pas les décevoir.

Voici 4 sujets en particulier que vous avez tout intérêt à analyser avant de vous lancer.

1/ Un business plan pour fixer des objectifs et sécuriser son projet

Le business plan est le terme utilisé pour désigner les différentes étapes du projet. Il permet de définir chacune des marches à gravir pour la création et le développement de l’entreprise. Un business plan prend notamment en compte les budgets nécessaires, et l’embauche de salariés.

Vous pouvez le réaliser en utilisant des outils en ligne, comme ce modèle de business plan agence évènementiel.

2/ Un plan pour communiquer et se faire connaître

Le bouche-à-oreille est une manière simple et efficace de se faire connaître. La recommandation est en effet une communication qui augmente les chances d’aboutir sur une prestation signée. Pour augmenter votre visibilité, vous pouvez assez rapidement mettre en place des leviers publicitaires tels que les réseaux sociaux ou l’achat d’espace.

De la même manière, confectionnez votre carnet d’adresses et entretenez rapidement des relations courtoises avec vos partenaires potentiels. Pour faire connaissance avec les prestataires et fournisseurs avec qui vous allez collaborer, présentez-vous auprès d’eux. Miser sur votre réseau !

3/ Une estimation des frais annexes à prendre en compte

Dans la mise en place de votre projet, il est primordial que vous recensiez vos dépenses. Pour une création de société évènementielle, une assurance est essentielle.

La souscription à une responsabilité civile professionnelle vous permet de prévenir les risques liés à votre activité. Dans une telle entreprise, il est plus que fréquent de transporter des équipements ou d’organiser des activités. La responsabilité civile professionnelle répondra à ce besoin.

De la même manière, budgétiser les services de sécurité liés aux évènements, les honoraires d’un expert-comptable, les frais bancaires, les dépenses postales, la papeterie, etc. Ce sont autant d’éléments qui une fois listé, vous permettent d’être en mesure de piloter de manière performante votre entreprise.

Il est également important, de prendre en compte la rémunération que vous souhaitez vous verser durant votre activité. Il s’agit de considérer le montant minimal de prestations à facturer pour être capable de vous payer. Prenez en compte les frais de votre entreprise évènementielle, mais aussi le niveau d’imposition qui vous sera demandé, ainsi que les cotisations sociales obligatoires.

Encore une fois, ce sont des chiffrages qui sont pertinents à réaliser avec un avocat spécialisé et un expert-comptable. Par ailleurs, les organismes publics tels que les Chambres de Commerce et d’Industrie (CCI), le service des impôts des entreprises (SIE), et l’URSSAF sont compétents pour vous répondre.

Choisir un nom et le protéger

Choisir votre nom et déposer votre marque sont deux étapes essentielles. C'est ce nom qui va refléter votre marque aux yeux de vos clients, de vos fournisseurs. C'est l'élément qui va vous distinguer de vos concurrents. Ce nom doit donc être original.

Une fois trouvé, encore faut-il le protéger. Il faudra tout d'abord vous assurer que ce même nom n'est pas déjà utilisé par l'un de vos concurrents. A défaut, l'INPI, institut auprès duquel vous aller enregistrer votre marque, vous enverra un refus. La procédure de recherche d'antériorité vous permettra de vérifier la disponibilité de votre nom.

De plus, si vous ne déposer votre marque, vous risquer de voir un nouveau concurrent se l'approprier. Si ce dernier enregistre son nom dans les règles, vous ne pourrez lui reprocher une quelconque action en concurrence déloyale. Vous risquez d'être déposséder de votre marque et de vous voir interdire son utilisation. C'est alors toute votre renommée, votre marketing qui tombent à l'eau. C'est la raison pour laquelle il est fortement conseillé de déposer votre marque le plus tôt possible.

Choisir votre statut juridique, forme juridique

La forme sociale et juridique idéale pour votre entreprise ne se choisit pas au hasard. En effet, il s’agit d’opter pour le format le plus avantageux pour votre situation particulière.

Le choix de la forme juridique va donc varier si vous être seul ou associé avec quelqu’un d’autre, s’il s’agit d’une activité principale ou secondaire, etc. Afin d’être certain de faire le bon choix il est conseillé de faire appel à l’accompagnement d’un avocat spécialisé. Ces derniers sont compétents pour vous conseiller en matière juridique et fiscale. Vous disposerez par ailleurs d’une prévision financière auprès du comptable, vous permettant de perfectionner votre business plan.

En général la SASU est recommandée pour créer son agence événementielle, lorsque vous vous lancez seul et la SAS lorsque vous vous lancez à plusieurs. Les formalités de créations sont plus souples et il y a beaucoup moins d'exigences légales pour la rédaction des statuts. De plus ce statut facilite l'entrée de nouveaux investisseurs si vous prévoyez de faire appel à des financements externes pour développer votre société.

Les limites du statut d'auto-entrepreneur

Le régime auto-entrepreneur ou micro-entrepreneur est plébiscité par les petites activités en raison de la simplification administrative qu'il offre. Les procédures sont allégées, et le niveau d’imposition est considéré par certains comme étant avantageux. Cependant, il s’agit d’un régime que vous devez choisir en toute connaissance de cause.

La limite de chiffre d’affaires imposée est à prendre en compte surtout pour une activité où vous aurez des frais importants pour la location de salles, ou encore les coûts de traiteurs. D’une part, l’auto-entrepreneur ne peut pas déduire les frais liés à son activité professionnelle de son bénéfice imposable.

D’autre part, le dépassement du seuil autorisé de CA vous fera basculer vers un statut d’entrepreneur avec des obligations renforcées. Ne pas prévoir une augmentation de CA jusqu’à ne plus avoir le droit à un régime micro social comme l’auto-entrepreneur peut être financièrement très pénalisant.

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