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L’utilité du registre unique du personnel

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Afin de connaître l’effectif d’une entreprise et s’assurer de la transparence des emplois d’une société et de ses établissements, le législateur a créé l’obligation pour tout employeur (sauf les particuliers employeurs ou associations passant par le chèque emploi associatif) de tenir un registre unique du personnel, c’est-à-dire de tous les salariés.


Aucune forme spécifique n’est requise à l’exception de quelques détails mentionnés ci-dessous.

Des mentions obligatoires absentes ou incorrectes, une absence de registre rend possible une contravention de 4ème classe, soient 3750 euros pour les personnes morales, pour CHAQUE salarié concerné par une erreur !  

 

 

Forme et informations obligatoires du registre unique du personnel

 

Un registre unique du personnel peut être tenu sur papier ou sur support informatique à condition que ce dernier permette le même contrôle qu’un registre « papier » habituel.

Aucune forme n’est donc imposée pour la tenue de ce registre mais le personnel doit y être inscrit selon l’ordre chronologique des embauches et de manière indélébile.

Par ailleurs, ce qui est relatif à des événements postérieurs à l’embauche sont inscrits sur le registre unique du personnel au moment où ceux-ci surviennent. Les mentions portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement.

A noter que si l’entreprise a plusieurs établissements, chacun d’entre eux doit avoir un registre unique du personnel.

Le registre unique du personnel doit comporter des mentions obligatoires à propos de l’identification des salariés, de leurs dates d’embauche et de départ et de leurs contrats de travail.

Concrètement, la liste de ces mentions obligatoires devant figurer sur le registre unique du personnel est :

  • nom et prénom
  • nationalité
  • date de naissance
  • sexe
  • emploi
  • qualification
  • dates d’entrée et de sortie de l’établissement
  • Quand une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou, à défaut, date de la demande d’autorisation
  • type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée
  • mention « contrat à durée déterminée » pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée
  • mention « salarié temporaire » ainsi que nom et adresse de l’entreprise de travail temporaire    pour les salariés temporaires
  • mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que dénomination et adresse de ce dernier pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs
  • mention « salarié à temps partiel » pour les salariés à temps partiel
  • mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation » pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisatio

Salariés concernés par le registre unique du personnel

 

Ce livre du personnel doit concerner TOUS les salariés de l’entreprise, c’est-à-dire aussi les salariés en travail temporaires ou qui oeuvrent à domicile, ainsi que les stagiaires.

Une partie spécifique du registre est réservée à ces derniers. Elle mentionne pour chaque stagiaire, par ordre d’arrivée :

  • Nom et prénom
  • Dates de début et de fin de stage
  • Nom et prénom du tuteur
  • Lieu de présence du stage

Travailleurs détachés

 

Si la société a détaché des travailleurs ailleurs, alors, elle doit avoir rempli une déclaration, avant le détachement, pour l’inspection du travail. Cette déclaration doit être annexée au registre unique du personnel de la société qui accueille les travailleurs détachés. Il en résulte donc qu’une entreprise accueillant des travailleurs détachés d’une autre société, doit avoir sur son registre du personnel, la déclaration de détachement de cette société.

Une copie des déclarations de détachement doit être annexée au registre unique du personnel. Elle doit être accessible aux délégués du personnel et aux fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du présent code et du code de la sécurité sociale.

Elle doit donc être à leur disposition dans l’établissement ou sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l’établissement pour ceux des travailleurs détachés qui s'y trouvent.

Les salariés étrangers doivent figurer sur le registre

 

Une copie des titres qui autorisent l’exercice d’une activité salariée des travailleurs étrangers doit être annexée au registre unique du personnel.

Elle doit être accessible aux délégués du personnel ainsi qu’aux fonctionnaires et agents chargés de veiller à l’application du code du travail et du code de la sécurité sociale.

Cette partie du registre doit être à la disposition de ces personnes soit dans l’établissement, soit sur chaque chantier ou lieu de travail distinct de l’établissement où des travailleurs étrangers sont employés.

On peut penser que le registre unique du personnel est une de ces obligations administratives contre lesquelles pestent parfois les chefs d’entreprise mais d’un autre côté, seul le registre unique du personnel permet de vérifier facilement qu’une entreprise n’emploie pas de personnel au noir ou dans des conditions ne correspondant pas aux lois du territoire français.

 

Amélie Gautier
Écrit par Amélie Gautier
Diplômée d'un Master II en droit des affaires de l'Université de Versailles Saint-Quentin-en Yvelines, Amélie est responsable du contenu juridique de Captain Contrat depuis 2017.
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