Création d'entreprise : les charges à prévoir

Vous êtes décidé à créer votre entreprise, et pensez que votre idée est la bonne. Afin de déterminer le niveau de rentabilité de cette activité professionnelle, il est primordial que vous établissiez un inventaire réaliste de vos dépenses au cours de la première année de votre société, et des suivantes. Le premier exercice est alors bien particulier, puisque vous allez rencontrer des frais relatifs à votre installation. Il est rapidement aisé de se sentir envahi par les différents sujets qui nécessitent des dépenses. Des questions sur le recensement des charges à prévoir ? Retrouvez tous nos conseils sur la création de votre entreprise dans cet article. 

1. Le rôle du prévisionnel financier

Composante du business plan, et document qui se transmet de main en main lors de la construction du projet d'entreprise, le prévisionnel financier permet de matérialiser un projet du point de vue budgétaire, tant en termes de débits que de crédits. Il contient des tableaux dans lesquels les postes de dépenses sont identifiés.

C'est donc un outil de gestion pour l'entrepreneur, qui prévoit grâce à lui le coût généré par son entreprise après sa création et les besoins de chiffre d'affaires afin d'atteindre le seuil de rentabilité. Il est également très intéressant pour évaluer les risques pris de façon concrète, ainsi que les éventuels besoins de financement extérieurs.

2. Les frais liés à la création de l'entreprise

La démarche de création d'une entreprise demande du temps de la part de l'entrepreneur pour définir le projet. Il doit aussi contacter les différents professionnels qui interviennent à ce moment. Moins palpable, ce temps doit aussi être considéré comme étant une dépense pour les jeunes créateurs d'entreprise, puisque c'est autant de temps qui n'est pas passé au développement de l'activité notamment par sa promotion et le contact des partenaires commerciaux. C'est la raison pour laquelle un accompagnement par un formaliste ou un avocat spécialisé est pour beaucoup considéré comme étant un investissement plus que rentable.

• les honoraires d'un professionnel qui vous accompagne pour l'établissement du business plan, une étude de marché, le prévisionnel financier,
• le dépôt de la marque, l'achat d'un nom de domaine pour votre site internet (charge récurrente)
• les frais relatifs à l'enregistrement : rédaction des statuts par un avocat spécialisé, dépenses auprès du greffe du tribunal de commerce, inscription au registre des bénéficiaires effectifs
• dépôt du capital social, même si c'est de l'argent qui reste dans votre société, cela n'en demeure pas moins une dépense pour les associés.
  
  

Selon votre expérience et vos compétences, vous n'avez pas à déléguer la totalité de ces points. Faites le point entre ce que vous pouvez raisonnablement prendre en charge, et les tâches pour lesquelles vous pourriez mandater un tiers selon vos disponibilités et votre connaissance de ces sujets !

3. Les frais ponctuels spécifiques aux premiers mois de l'entreprise

Votre site Internet

L'enthousiasme autour de votre création d'entreprise va certainement vous inciter à créer un site Internet de présentation. Si vous avez une activité e-commerce, c'est bien sûr un poste de dépense majeur et primordial pour développer votre activité.

Le Web est également un excellent canal d'acquisition pour de nouvelles affaires. Un professionnel du marketing Web pourra alors vous conseiller sur la stratégie la plus rentable pour vous à un instant T. Peut-être vaut-il mieux, selon votre secteur d'activité, commencer par un site vitrine corporate ? Vos clients sont peut-être en majorité sur les réseaux sociaux ?

Les conventions entre les associés

Les statuts régissent bon nombre de règles dans l'entreprise, et permettent de déclarer auprès de l'administration le mode de fonctionnement choisi pour votre structure.

En complément, il est courant d'utiliser le pacte d'associés. Ce contrat permet d'ajouter des modalités pour définir les relations entre les associés, ainsi que le lien entre l'associé et l'entreprise. Pouvoirs, rémunération, conditions de cession de parts sociales ou d'actions... Le pacte d'associés est un document juridique particulièrement apprécié notamment par les SAS dont les statuts sont relativement libres.

La rédaction de vos conditions générales

Les conditions générales d'une entreprise sont d'excellents outils juridiques qui encadrent les relations qu'elle entretient avec des tiers.

• CGA : Conditions Générales d'Achat
• CGV : Conditions Générales de Vente
• CGS : Conditions Générales de Services
  
  

L'acceptation des conditions générales, avec la signature d'un devis, vaut pour contrat.

Pour être en conformité avec les réglementations de la CNIL et du RGPD (règlement général sur la protection des données), n'oubliez pas que si votre activité inclut le suivi et/ou l'exploitation des données qui concernent vos utilisateurs, cela doit être expressément indiqué dans vos conditions générales. L'utilisateur doit par ailleurs pouvoir les accepter, ou les refuser.

Vos conventions et contrats

Avec ou sans CGV, certaines relations avec des tiers demandent un encadrement plus spécifique. Les contrats de partenariat, le contrat de sous-traitance ou encore l'accord de confidentialité font partie des problématiques auxquelles vous pouvez répondre grâce à un document juridique rédigé par un avocat spécialisé.

4. Les frais récurrents dans la vie de l'entreprise liés à son installation

Les éléments relatifs à vos locaux doivent être recensés :

• loyers,
• charges locatives,
• travaux de mises aux normes,
• dépôt de garantie, CFE (cotisation foncière des entreprises),
• entretien des locaux,
• frais de domiciliation s'il y en a.
  
  

Pour l'informatique et tout ce qui est relatif à la télécommunication, n'oubliez pas d'inclure à votre prévisionnel :

• achat de matériel (ordinateur, smartphone),
• abonnement et licences de logiciels,
• politique de sauvegarde de vos données.
  
  

Différents choix peuvent être faits pour optimiser les dépenses. Cela ne signifie pas d'aller systématiquement vers le moins cher ! Ce travail de recensement de vos potentielles dépenses qui font suite à votre création d'entreprise permet justement de mettre en œuvre les choix les plus judicieux pour en assurer sa pérennité financière.

Il est parfois difficile pour un jeune entrepreneur, et même pour un autre plus aguerri, d'estimer de façon exacte les postes de dépense. La bonne pratique est de ne pas être trop optimiste à ce moment, afin de limiter les mauvaises surprises. De plus, ne vous fiez pas à un prévisionnel tout fait qui circulerait sur le Web, car les dépenses vont dépendre de votre secteur d'activité, des spécificités de votre métier, mais aussi et surtout de vos choix stratégiques. Vous pourrez alors valider ces éléments avec un expert-comptable.

Un accompagnement est conseillé dans les différentes étapes de création de société, mais aussi dans les évènements qui suivent la création. C'est aussi un investissement à long terme, car cela vous évitera au maximum des litiges, synonymes de perte de temps et d'argent.