Le changement d'adresse d'une SARL : quelles formalités à réaliser ?

Pour créer une SARL – société à responsabilité limitée – il faut lui choisir un siège social. Celui-ci est le lieu où fonctionnent les organes de la société. C’est lui qui est communiqué aux tiers et reconnu comme l’adresse principale de la SARL. Il figure dans les statuts et autres documents de la société ; et permet de déterminer entre autres le tribunal compétent dans le cas de litiges. Pour de nombreuses raisons (déménagement notamment), les dirigeants peuvent décider de changer l’adresse de leur SARL. Ils doivent alors veiller à suivre une démarche particulière prévue par la loi à cet effet. Nous consacrons le présent article à ladite procédure pour effectuer le changement d'adresse de votre SARL.

Étape 1 : Prise de décision du changement d'adresse d'une SARL

Les formalités de changement d’adresse d’une SARL commencent par l’étape de prise de décision.

En effet, la SARL étant constituée par plusieurs associés, la décision de son transfert doit être prise par tous les associés. Par conséquent, lorsque les dirigeants décident de procéder à un changement d’adresse, ils doivent convoquer une assemblée générale extraordinaire (AGE).

Compétence des associés

Lors de ladite assemblée, les associés vont discuter des raisons motivant le changement d’adresse. Ces raisons peuvent être nombreuses ; allant de la recherche de locaux vastes au simple rapprochement du siège social avec le domicile de son représentant légal.

La décision de changement d’adresse de la SARL est prise à la majorité des associés. Les conditions de cette majorité varient selon la date de création de la société et aussi selon les aménagements éventuellement prévus par les statuts. Il est par conséquent nécessaire de se référer à ces derniers pour vérifier les conditions de majorité.

Cas particuliers

• Notons toutefois que lorsque le siège doit être transféré à l’étranger, au Luxembourg par exemple, il est exigé que la décision soit prise à l’unanimité par les associés de la SARL.
• Par ailleurs, si la société doit être transférée au sein du même département ou dans un département limitrophe, son gérant peut à lui seul prendre la décision de transfert, sous réserve de sa ratification par les associés réunis en assemblée générale extraordinaire.

A l’issue de l’AGE, un procès-verbal doit être produit pour constater la décision prise.

Étape 2 : Mise à jour des statuts de la SARL

Le siège social fait partie des mentions obligatoires, d'où l'importance de la rédaction des statuts d’une SARL. Par conséquent, après la prise de décision par l’AGE, il faut procéder à la modification des statuts pour les mettre à jour. Ces derniers seront demandés dans les étapes suivantes du processus.

Notons ici que la liste des sièges sociaux antérieurs de la SARL doit également être mise à jour après la décision de son transfert. Lorsque le changement d’adresse doit s’effectuer dans le ressort d’un autre tribunal de commerce, un exemplaire de cette liste se dépose au centre de formalités des entreprises (CFE). La liste doit également notifier pour chaque siège, le greffe du tribunal de commerce auprès duquel la société était inscrite.

Si aucun changement de siège n’a été effectué par le passé, les dirigeants doivent l’indiquer tout en précisant le lieu où a été fixé le siège depuis la constitution de la SARL.

Étape 3 : Publicité de l’avis de transfert de siège social de la SARL

Une fois la décision de changement d’adresse prise, la SARL dispose d’un mois pour procéder à la publication d’un avis de modification. Cette publication se fait dans un Journal d’annonces légales (JAL).

Lorsque le transfert se fait vers un lieu situé dans le ressort du même tribunal, la publication se fait dans le JAL du lieu du siège social. L’avis doit comporter les éléments suivants :

• la dénomination et la forme sociale de la société
• l’ancienne et la nouvelle adresse du siège social
• le montant du capital social
• le numéro unique d’identification de la SARL
• la mention « RCS » précisant la ville où se trouve le greffe où l’immatriculation a été effectuée
• la mention du registre du commerce et des sociétés où sera immatriculée la société du fait du transfert effectué

Si le transfert entraine un changement du tribunal, deux avis de modifications doivent être publiés. Un premier dans le JAL du département de l’ancien siège et un second dans celui du nouveau siège.
Dans ce cas, l’avis doit mentionner en plus des éléments cités ci-dessus, certains renseignements supplémentaires, comme par exemple les noms, prénoms et adresses des gérants ou encore la durée pour laquelle l’entreprise est constituée.

Étape 4 : Formalités du changement d'adresse de la SARL auprès du greffe

Après la publication de l’avis de transfert, la dernière étape du processus consiste en un dépôt au CFE, notamment le greffe du Tribunal de commerce, dont dépend le nouveau siège. Les pièces à déposer comprennent :

• un exemplaire de l’acte modificatif (PV de l’assemblée générale extraordinaire comportant la décision de transfert) ;
• un formulaire de modification M2 dûment complété ;
• un justificatif du droit de disposer des nouveaux locaux (photocopie de titre de propriété, contrat de bail…) ;
• un exemplaire des statuts mis à jour ;
• l’attestation de parution ou l’avis paru dans le JAL.

Si le représentant légal (le gérant) n’est pas lui-même signataire de la formalité de dépôt, il doit fournir à ce dernier, une procuration qui sera obligatoirement jointe aux pièces listées ci-dessous. Aussi, dans le cas où des changements de sièges sociaux avaient déjà été effectués par le passé, les éléments énumérés doivent également être accompagnés de la liste des sièges antérieurs certifiés conformes à l'original par le représentant légal.

En résumé, nous notons que le changement d’adresse d’une SARL s’effectue en suivant une démarche précise prévue par la loi. Il faut respecter chaque étape pour mener le processus à bien. Il est d’ailleurs conseillé de se faire accompagner par un spécialiste pour accélérer les démarches.

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