Comptabilité de l’entreprise individuelle (EI) : les règles à suivre

Si vous envisagez la création d'une entreprise individuelle, sachez que tenir une comptabilité est obligatoire. Il existe deux types de comptabilité : la comptabilité d’engagement et la comptabilité de trésorerie.

La comptabilité d’engagement consiste à enregistrer toutes les opérations qu’elles soient payées ou non alors que la comptabilité de trésorerie ne prend en compte que les recettes encaissées et les dépenses payées.

La comptabilité de l’entreprise individuelle passe également par la tenue de livres comptables qui dépendent du régime fiscal choisi. 

1. La comptabilité d’engagement de l'entreprise individuelle

La comptabilité d’engagement consiste à enregistrer les créances et les dettes en comptabilité, en plus des opérations de trésorerie. En effet, vous devez comptabiliser les créances acquises et les dettes engagées, même s’il n’y a eu aucun encaissement ou décaissement.

Par exemple, avec la comptabilité d’engagement, en tant qu’entreprise individuelle, vous devez comptabiliser les créances, c’est-à-dire, les factures « clients », mais aussi les dettes, c’est-à-dire, les factures « fournisseurs ». Ensuite, vous devez comptabiliser les règlements de ces factures.

Vous devez comptabiliser les opérations par ordre chronologique.

Imaginons que vous vendez une marchandise, vous devez saisir la facture client. Une deuxième opération comptable constatera le paiement de cette même facture client. Vous devez enregistrer le jour de leur établissement aussi bien les factures d’achats et de ventes, les encaissements et paiements que les salaires, les charges sociales et les déclarations de TVA.

La comptabilité d’engagement vous permet de tenir compte des dépenses et des recettes payées, mais aussi des recettes et dépenses engagées, c'est à dire non payées à la fin de l’exercice. Elle vous permet d’obtenir une meilleure information financière avec une image de patrimoine et du résultat de l’entreprise individuelle fiable.

Vous pouvez suivre les comptes tiers (clients et fournisseurs), ce qui vous permet une meilleure projection de trésorerie et facilite le suivi et le recouvrement des créances.

Par contre, cette comptabilité est plus lourde que la comptabilité de trésorerie et donc plus coûteuse.

2. La comptabilité de trésorerie de l'entreprise individuelle

La comptabilité de trésorerie consiste à enregistrer en comptabilité uniquement les recettes encaissées et les dépenses payées.

La comptabilité de trésorerie est très simple et vous fait gagner du temps. Vous n’enregistrez que votre flux de trésorerie. Par contre, elle offre une information financière limitée et un suivi des comptes clients et fournisseurs plus compliqué.

Pour certaines activités, la comptabilité de trésorerie peut manquer de pertinence notamment en cas de dépenses ou créances importantes non réglées.

3. Les obligations comptables de l’entreprise individuelle avec le régime des BNC

Si vous êtes imposé dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC) au régime de la déclaration contrôlée, vous devez tenir une comptabilité de trésorerie. Cependant, vous avez la possibilité d’opter pour la comptabilité d’engagement auprès du service des impôts des entreprises (SIE). Avec ce régime, vous devrez tenir un livre-journal des recettes et des dépenses, les encaissements et décaissements devant être enregistrés au jour le jour.

Le livre-journal doit contenir la date de la recette ou de la dépense, l’identité du client ou fournisseur, la nature et le montant de la recette ou de la dépense et la forme du règlement.

Vous devrez aussi tenir un registre des immobilisations et des amortissements.

4. Les obligations comptables de l’entreprise individuelle au régime réel normal

Si vous êtes sous le régime des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou à l’impôt sur les sociétés (IS), sous le régime réel normal d’imposition, vous êtes sous le régime de la comptabilité d’engagement et vous ne pouvez pas opter pour la comptabilité de trésorerie.

Votre entreprise individuelle est obligatoirement sous le régime réel normal si son chiffre d’affaires hors taxes excède 789 000 € pour une activité de ventes de marchandises, ventes de denrées à emporter ou à consommer sur place, ou fourniture de logement. Ce seuil est porté à 238 000 € pour une activité de prestations de services.

A noter : Vous pouvez opter librement pour ce régime en dehors de ces seuils.

Avec ce régime, vous devrez tenir une comptabilité complète, c’est-à-dire, la tenue d’un livre-journal et d’un grand-livre.

Le livre-journal regroupe tous les mouvements qui affectent le patrimoine de l’entreprise. Il peut s’agir d’un seul journal et d’un journal centralisateur mensuel qui regroupe plusieurs journaux auxiliaires (journal des achats, journal des ventes, journal de banque, etc). Cela revient à enregistrer de manière chronologique et continue les différentes écritures comptables avec la date de chaque opération, le libellé de l’écriture comptable, le montant, le compte impacté et les références de la pièce justificative.

Le grand-livre reprend les mêmes informations, mais classées par compte comptable. Les livres comptables peuvent être tenus en manuscrit ou sous format électronique.

La tenue de vos comptes annuels est obligatoire, c’est-à-dire, un bilan, un compte de résultat et un annexe.

Le bilan reflète ce que votre entreprise individuelle possède et doit à un instant précis. Le compte de résultat tient compte des opérations ayant une incidence sur le résultat, c’est-à-dire les recettes et les charges lors d’un exercice comptable. L’annexe comptable va apporter des informations pour comprendre le compte de résultat et le bilan.

5. Les obligations comptables de l’entreprise individuelle au régime réel simplifié

Si vous êtes un entrepreneur individuel imposé dans la catégorie des BIC ou à l’IS et sous le régime réel simplifié d’imposition, vous devez tenir une comptabilité d’engagement. Cependant, vous pouvez opter pour une comptabilité de trésorerie en cours d’exercice et constater les créances et dettes à la clôture de l’exercice.

Vous pouvez opter pour le régime réel simplifié d’imposition si votre chiffre d’affaires hors taxes est compris entre 170 000 et 789 000 € pour les activités d’achat-revente, de vente à consommer sur place et de fourniture de logement ou entre 70 000 et 238 000 € pour les autres activités de prestations de services.

Avec ce régime, vous devrez procéder à une évaluation simplifiée des stocks et des en-cours de production.

Au niveau des livres comptables, vous pourrez centraliser les écritures comptables sur le livre-journal de façon trimestrielle.

Le grand-livre devra aussi être tenu ainsi que les comptes annuels, mais avec une présentation simplifiée. Vous n’avez pas à tenir l’annexe si vous ne dépassez pas deux des seuils suivants : 700 000 € de chiffre d’affaires, 350 000 € de total bilan et 10 salariés.

6. La simplification de la comptabilité avec les micro régimes

La comptabilité de l’entreprise individuelle est encore plus simple si vous choisissez le régime micro-BIC ou micro-BNC.

Comment choisir entre le régime BIC ou BNC en micro entreprise ?

Vous pouvez opter pour le micro-BIC si votre chiffre d’affaires est inférieur à 176 200 € pour les ventes de marchandises et 72 600 € pour les prestations de services. Le seuil est également de 72 600 € pour le micro-BNC.

Avec ces régimes, vous devrez simplement suivre vos recettes et dépenses dans un livre des recettes et un livre des achats.

Le livre des recettes récapitule de manière chronologique tous les montants encaissés dans le cadre de votre activité. Il doit mentionner la date de l’encaissement, le numéro de la facture, le nom du client, la nature de la prestation, le montant encaissé et le mode de paiement.

Quant au livre des achats, vous devrez y lister tous les achats professionnels avec la date, la référence, le nom de fournisseur, la nature de l’achat, le montant TTC de l’achat et le mode de règlement.

A noter : Le livre des achats n’est obligatoire que pour les activités de vente de marchandises, d’objets, de fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ou pour des prestations hôtelières.

À noter

EURL ou auto entrepreneur ?

Les termes "auto entrepreneur" et "micro entrepreneur" sont synonymes et constituent un régime simplifié. L'EURL n'est pas un régime, mais un statut à savoir une Société Unipersonnelle à Responsabilité Limitée. Il peut y avoir une certaine confusion puisqu'en pratique on parle parfois du "statut" de micro entreprise bien qu'on devrait normalement utiliser le terme de "régime". 

EIRL ou EURL ?

Ces deux statuts sont différents. L'Entreprise Individuelle à Responsabilité Limitée (qui a récemment été supprimée) et l'Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée présentent de nombreuses différences, l'avantage principal de l'entreprise individuelle résidant dans la simplicité des formalités de création.

Micro entreprise ou auto entrepreneur ?

Ces deux termes sont en réalité synonymes. 

EIRL ou auto entrepreneur ?

Comme expliqué ci-dessus, le terme d'auto entrepreneur renvoie à un régime simplifié et non à un statut contrairement à l'EIRL.

Micro-entreprise ou entreprise individuelle ?

Comme indiqué ci-dessus, le terme de micro-entreprise renvoie à un régime simplifié (le régime de l'auto entrepreneur est en constante évolution). L'entreprise individuelle constitue un statut juridique permettant d'exercer une activité. 

EI ou EIRL ? 

Avant le 15 mai 2022, il fallait distinguer entre l'Entreprise individuelle et l'Entreprise individuelle à responsabilité limitée. 

Depuis le 15 mai 2022, le nouveau statut unique de l'entrepreneur individuel est entré en vigueur et marque également la suppression du statut de l'EIRL (Loi 2022-172 du 14 février 2022 en faveur de l’activité professionnelle indépendante).

Avec ce nouveau statut unique plus protecteur, le patrimoine personnel de l'entrepreneur individuel est de plein droit séparé de son patrimoine professionnel. Il n'y a donc plus de différences entre EI et EIRL.

Les nouvelles dispositions sont entrées en vigueur le 15 mai 2022 et s'appliquent à tous les entrepreneurs individuels en exercice, mais uniquement pour les créances qui seront nées à compter de cette date.

La création d'une EI peut se faire en ligne. 

7. Les charges de l’entreprise individuelle

Quelles sont les règles sur l'impôt en entreprise individuelle ?

En tant qu’entrepreneur individuel, vous serez redevable de l’impôt sur le revenu. Celui-ci sera calculé selon le régime d’imposition choisi. Cependant, ce sera à vous, en tant qu’exploitant, de payer l’impôt sur les bénéfices réalisés par l’entreprise individuelle sur votre impôt sur le revenu.

Vous serez soumis au régime des travailleurs indépendants, c’est-à-dire, à la Sécurité sociale pour les indépendants. Vous cotiserez sur la base du revenu professionnel pris en compte pour le calcul de l’impôt sur le revenu, c’est-à-dire, le résultat bénéficiaire de l’année précédente. Les charges sociales de l'entreprise individuelle sont déductibles de votre imposition.

Vous devrez également vous acquitter de la Cotisation Economique Territoriale et de la TVA. Votre régime de TVA dépendra de votre chiffre d’affaires réalisé.

Vous pourrez être assujetti à d’autres taxes si vous embauchez du personnel comme la taxe d’apprentissage, les cotisations sur les salaires, la contribution à la formation professionnelle continue et la participation à l’effort de construction.

Vous pourrez être assujetti à d’autres taxes si vous embauchez du personnel comme la taxe d’apprentissage, les cotisations sur les salaires, la contribution à la formation professionnelle continue et la participation à l’effort de construction.

8. La facturation en entreprise individuelle

Entre professionnels, l’établissement d’une facture est toujours obligatoire.

Par contre, si votre client est un particulier, vous devrez émettre une facture pour la vente de marchandises que si votre client le demande. En revanche, pour une vente à distance, une facture est obligatoire. C’est également le cas pour les prestations de services si son montant TTC dépasse 25 € ou si votre client le demande.

Captain Contrat peut réaliser pour vous, vos documents comptables afin d’être en règle et d’éviter les sanctions. Si vous avez un doute concernant le choix du régime fiscal de votre entreprise individuelle, un expert répondra à vos questions et vous aidera à déterminer le régime qui vous convient.

Captain Contrat peut également s’occuper des formalités de création de l’entreprise individuelle.

Par ailleurs, pour commencer votre activité sereinement, nous vous recommandons de bien vous renseigner sur les règles relatives à la TVA en EIRL ( à noter que l'EIRL n'existe plus aujourd'hui) ou en EI et sur celles relatives au capital en entreprise individuelle.